Een werknemer kan de eigen gegevens zoals loonstroken, jaaropgaven en verlof raadplegen via het werknemerportaal: www.werknemer.loket.nl
Afhankelijk van het gebruik van de overige HRM modules kunnen ook deze gegevens getoond worden op het Werknemerloket.
De toegang kan individueel of collectief worden verstrekt. Voordat je een werknemer toegang kunt verstrekken tot het Werknemerloket moet het e-mailadres (ons advies is om een privé e-mailadres te gebruiken) van de werknemer zijn geregistreerd.
Collectief
In Loket Classic kun je via Werkgever -> Collectieve mutaties -> ESS -> Toegang verstrekken collectief toegang verstrekken.
Individueel
Op werknemerniveau kun je via de Overzichtpagina toegang verstrekken. Heeft de werknemer nog geen toegang en is zijn e-mailadres wel bekend, dan zal het icoon Toegang verlenen aanwezig zijn.
Toegangsmail
Zodra de toegang wordt verstrekt, zal er een standaard e-mail worden verzonden naar de werknemer met daarin o.a. een link. Klikt de werknemer op deze link dan verschijnt er vanuit beveiligingsoogpunt de controlevraag om zijn of haar geboortedatum in te vullen.
Na het juist invullen van de geboortedatum kan de werknemer zelf een (unieke) gebruikersnaam en wachtwoord kiezen. Nadat hij of zij deze credentials bevestigt, logt de Werknemer automatisch in op het nieuwe Werknemerloket.
LET OP! Als de link, in de toegangsmail, niet binnen 4 dagen door de werknemer wordt geactiveerd vervalt deze. Er dient dan een nieuwe uitnodiging verstuurd te worden, zoals hierboven beschreven onder het kopje Collectief of Individueel.
Collectieve verstrekking is alleen mogelijk voor werknemers waar geen uit dienst datum gevuld is.
Uitnodiging opnieuw versturen of Uitnodiging intrekken
Het is mogelijk om de uitnodiging opnieuw te versturen dan wel in te trekken.
Let op: dit kan alleen in het geval de eerder verstuurde uitnodiging nog niet is gebruikt door de werknemer, De toegestuurde link is nog niet gebruikt. Bij intrekken is de link niet meer geldig, de werknemer ontvangt hiervan een melding als hij op de link drukt. Bij opnieuw versturen ontvangt de gebruiker nogmaals een e-mail met een gewijzigde link.
Voor het toegang verlenen tot het Werknemerloket zijn standaard e-mailteksten gedefinieerd. Uiteraard kan van deze standaard e-mailtekst worden afgeweken op provider- en werkgeverniveau. Voor meer informatie over het aanpassen van de standaard e-mailteksten verwijzen wij je graag naar het artikel E-mailteksten.