Automatisch verwijderen gegevens

Volgen

In het kader van de AVG hebben we een optie verwezenlijkt waarmee je de loonoutput gegevens ouder dan 7 jaar automatisch te laten verwijderen. 

Gegevens worden verwijderd per combinatie van administratie-jaar. Indien een verloningsjaar in zijn geheel meer dan 7 jaar in het verleden ligt en de indicatie is ingesteld op te verwijderen dan zullen de loonoutputgegevens bij die administratie voor dat jaar worden verwijderd. 's Nachts worden de automatische processen gedraaid die dit uitvoeren. Dit proces omvat de volgende gegevensgroepen:

  • Loonruns
  • Loonrunresultaten (per werknemer)
  • Stroken
  • Betaalbestanden
  • Loonaangifte
  • Pensioenaangifte
  • Penioenaangifte APG
  • Pensioenaangifte UPA
  • Pensioenaangifte conform loonaangifte
  • Journaalruns en resultaten
  • Periodieke loonopgave (PLO)
  • Werknemer cumulaties begin jaar
  • Overig: oude ABP en PGGM gegevens
  • Per 08-04-2021 worden ook de dienstverbandgegevens van werknemers die langer dan 7 jaar (fiscale bewaartermijn) uit dienst zijn, verwijderd. Hierbij dient uiteraard de datum uit dienst te zijn ingevoerd.
    Heeft een persoon meerdere dienstverbanden dan zullen de dienstverbandgegevens én de persoonsgegevens pas verwijderd worden nadat ook van het meest recente dienstverband de bewaartermijn is verstreken. Het kan dus voorkomen dat dienstverbandgegevens nog zichtbaar zijn maar dat komt dan door het bestaan van een extra dienstverband. 
    Uiteraard kan er ook een nabetaling hebben plaatsgevonden na een jaarovergang volgend op een uitdienst datum. (bijv. uit dienst 31-12 en de afrekening vindt plaats in het volgende kalenderjaar)  In dat geval zijn er nog loonresultaten na de datum uit dienst en zal dit dienstverband pas verwijderd worden na het verwijderen van de loonresultaten.

Het kan voorkomen dat een werkgever niet meer door je wordt verloond. Als de dienstverbanden niet zijn beëindigd, blijven die dienstverbandgegevens en persoonsgegevens uiteraard wél aanwezig.

 

Deze functionaliteit is terug te vinden door op providerniveau te navigeren naar Algemeen
Hier kan worden gekozen uit de volgende opties:
- Ja (wel automatisch verwijderen)
- Nee (niet automatisch verwijderen)

mceclip0.png
Op administratieniveau benader je de functionaliteit via Algemene gegevens.
Hier kan worden gekozen uit de volgende opties:
- Ja (wel automatisch verwijderen)
- Nee (niet automatisch verwijderen)
- Niet afwijkend (Keuze op providerniveau wordt gevolgd)

mceclip1.png

Als default staat de indicatie op providerniveau op Nee en op administratieniveau op Niet afwijkend. Mocht je dus gebruik willen maken van deze functionaliteit voor al je administraties, zet de indicatie op providerniveau dan op Ja.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0