Introductie
Met de Preboarding-functionaliteit in Loket kun je nieuwe medewerkers voorafgaand aan hun eerste werkdag uitnodigen om hun gegevens digitaal en veilig aan te leveren. Dit zorgt voor een gestroomlijnd onboardingproces en voorkomt losse documenten en handmatige invoer.
Hoe werkt het?
1. Vereisten voor gebruik
Om Preboarding te gebruiken, zijn de volgende producten en rechten nodig:
- Product: Preboarding (1070)
- Rechten: Beheer dienstverbanden en/of beheer concept werknemers.
Beheer Preboarding is benodigd voor het uitvoeren en beheren van preboarding-acties zoals uitnodigen, herinneren en intrekken.
Voor het aanleveren van documenten zoals paspoort en loonbelastingverklaring is ook Qwoater Lite (904) vereist. In de autorisatiematrix moeten dan de categorieën Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen en Identiteit zijn aangevinkt voor de WNL-gebruiker.
📌 Tip: Accountantskantoren kunnen Preboarding collectief activeren voor alle werkgevers via een ticket aan de helpdesk.
2. Uitnodiging versturen
Ga naar: HRM > Concept werknemer
Klik op de knop Werknemer uitnodigen en vul de gevraagde gegevens in. Klik op Versturen.
3. Gegevens die de medewerker kan aanleveren
Via een beveiligde omgeving kan de medewerker de volgende gegevens aanleveren:
- Adresgegevens
- Identificatiebewijs
- Model opgaaf loonheffingen
- Bankrekeningnummer
Deze gegevens verschijnen direct in Loket en kunnen worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuw dienstverband.
4. Status controleren en beheren
Via HRM > Concept werknemer kun je:
- De voortgang van de aanlevering volgen
- Een herinnering sturen
- De uitnodiging intrekken of verwijderen