Tijdens en na afloop van de Inspiratiesessie Inzicht in verlof kwamen er meerdere vragen van kijkers. Onderstaand een greep uit de vragen en bijbehorende antwoorden. Vergelijkbare vragen zijn hierbij samengevoegd. Wil je de video van de inspiratiesessie (nogmaals) kijken? Klik dan hier.
- Kan Loket.nl in de verlofmodule ook registreren wanneer bovenwettelijk verlof vervalt, dus welk bovenwettelijk verlof is in welk jaar ontstaan?
Nee, op dit moment nog niet. De wens bestaat wel en is kenbaar gemaakt via het AHA ideeënportaal (toegankelijk voor accountants- en administratiekantoren die met Loket.nl werken). Deze wens heeft al 11 stemmen waardoor de kans op realisatie erg groot is. Per wanneer kan nu alleen nog niet aangeven worden.
- Is de verlofkalender in Loket.nl op dit moment te printen of te downloaden in Excel?
Op dit moment is dit niet mogelijk. De wens om een export te maken van de kalender is bij ons bekend. Onze filosofie is dat je de kalender altijd, waar je ook bent online kunt raadplegen. Voor nu adviseren we je om bijvoorbeeld een screenshot te maken van de verlofkalender en deze eventueel uit te printen.
- Wat wanneer iemand (nog)gedeeltelijk ziek is en zijn/haar vakantie komt er aan?
Wanneer een medewerker nog ziek is, gaat dit voor een eventuele verlofopname. De medewerker blijft dus ziek in dit geval.
- Hoe kun je de bovenwettelijke verlofuren bijhouden die 5 jaar geldig blijven?
Op dit moment heb je geen inzage in restant bovenwettelijk 5 jaar terug.
- De verlofmodule in Loket werkt niet altijd optimaal als iemand bijvoorbeeld ouderschapsverlof opneemt. Je bouwt dan geen vakantie uren op maar dit wordt niet standaard in Loket.nl afgeboekt. Het blijft veel handmatig werk. Wordt dit ook verbeterd als we gaan werken met het nieuwe Loket.nl?
Deze wens is herkenbaar. Deze wens staat inmiddels op 20 stemmen dus ook hier is de kans op realisatie heel groot. Sowieso wordt het kunnen registeren van ouderschapsverlof (maar ook zorgverlof) onder de aandacht genomen. We willen graag naar een eenduidige manier van vastleggen en daarbij dan ook rekening houden met correctie aan verlofopbouw etc.
- Komt er ook een overzicht van de kosten van het openstaande verlof?
De kosten van openstaand verlof wordt getoond in het werkgeverdashboard. Je accountants- of administratiekantoor kan hier wellicht nog wat meer over vertellen. En je kunt ook alvast de volgende video bekijken op ons helpdeskportaal https://helpdesk.loket.nl/hc/nl/articles/360013569099-Video-webinar-HR-Dashboard
- Is het mogelijk voor medewerkers om te zien wanneer andere collega's vrij zijn? Is makkelijk om te weten of je dan vrij kan vragen.
Nee op dit moment heeft de werknemer nog geen toegang tot de kalender.
- Een medewerker mag 8 uur per jaar onder de baas zijn tijd naar de dokter in de coa metaal, hoe kan je dit registreren in verlof?
Je zou dit verlof kunnen registeren als 'Bijzonder verlof'. Deze uren boek je dus niet af van het normale verlof.
- Klopt het dat je van reeds toegekend verlof de kosten moet vergoeden als je het nadien intrekt?
Als de medewerker een reis heeft geboekt en jij vraagt de medewerker om alsnog te komen werken, dan dient de werkgever inderdaad deze kosten te vergoeden.
- Een paar van mijn cliënten vindt de oude kalender in de oude omgeving duidelijker dan in het nieuwe Loket.nl. Wordt deze ook aangepast in het nieuwe Loket.nl?
Als er ideeën leven qua vormgeving geef deze gerust aan. Al blijft dit vaak een persoonlijke kwestie.
- Wij geven de werknemers tot 31 december om de dagen van 2020 op te nemen. Blijven ze dan wel in Loket.nl staan? Ofwel, gaan jullie ze niet verwijderen omdat de termijn van 1 juli verstreken is?
Wij verwijderen/boeken geen verlofrechten automatisch af.
- Wordt het ook mogelijk om een ingangsdatum en een einddatum op te geven bij een verlofregeling? Dit in verband met bijvoorbeeld opname van onbetaald verlof
Op dit moment nog niet. We hebben wel pas een interne sessie gehad wat betreft de realisatie van verlof in het nieuwe Loket.nl en dit als verbeterpunt aangedragen. Dit staat echter nog in de kinderschoenen dus we kunnen hier nog niet veel meer over vertellen.
- Weet jij of Loket.nl verlofmodule te koppelen is met een ERP Systeem Ridder IQ (Project-administratie-systeem)?
Alle koppelingen zijn na te lezen via www.loket.nl/koppelingen
- Welke kosten zijn aan vernieuwde verlofmodule verbonden? Of zit dit automatisch in de HR-module waar wij mee gaan werken?
Neem hiervoor contact met het accountants- of administratiekantoor waarmee je samenwerkt of hier kosten mee zijn gemoeid.
- Het toekennen van rechten wie verlof van wie mag goedkeuren per afdeling is erg omslachtig. Kan dit niet makkelijker ingericht worden? Want managers van een bepaalde afdeling mogen vaak niet hun eigen verlof goedkeuren.
Dat zou opgelost kunnen worden door op medewerkerniveau een afwijkende goedkeurder te benoemen. Hiermee ondervang je het aanmaken van fictieve afdelingen. Echter staat dit niet op de korte termijn op de planning.
- Kan iemand ook in meerdere afdelingen worden aangesteld. Bijv. een controller die lid is van MT maar ook van de afdeling fin. administratie?
Nee een medewerker kun je uitsluitend maar aan 1 afdeling koppelen.
- Wij werken veel met zorgklanten die niet werken met roosters in Loket, waardoor Loket in de verlofmodule de standaardwerk uren pakt. Dus stel iemand werkt fulltime 36 uren per week, maar de ene week meer uren dan de andere week dan is dit in Loket niet goed te handelen. De werknemer moet dan altijd bedenken hoeveel uren hij/zij in die week is ingeroosterd en dit dan zelf handmatig boeken. Is foutgevoelig. De verlofmodule werkt wel goed als klanten werken met vaste roosters.
Klopt inderdaad. We hebben geen roostermodule o.i.d. waarmee we de uren exact kunnen bepalen aan de hand van het daadwerkelijk gewerkt patroon. Dit zou dan middels een koppeling uitgevraagd kunnen worden (dus door gebruik te maken van een andere applicatie). Zie het overzicht aan koppelingen met andere systemen op www.loket.nl/koppelingen.
- Je bouwt ORT-toeslagen op als je vakantie uren opneemt. Is het dan mogelijk dat als iemand vakantie/verlof opneemt dat deze uren dan gelijk worden ingeschoten op het looncomponent ORT bij verlof?
Nee, dit vindt alleen plaats wanneer je ook daadwerkelijk uren vakantie variabel opboekt. Er wordt niet gekeken naar de Verlofmodule hiervoor. Zou een mooie wens kunnen zijn. Kijk anders even op de volgende pagina hiervoor: https://helpdesk.loket.nl/hc/nl/articles/360012589620-ORT-over-verlof-ORT-over-ziekte-