FAQ Januari

Volgen

Hieronder vind je de meest gestelde vragen van de afgelopen jaren in de maand januari, geselecteerd door de helpdesk. Klik op de vraag om naar het desbetreffende antwoord te gaan.

 

1. Wanneer leveren jullie de CAO-wijzigingen op, zoals salarisschalen en premiewijzigingen?

2. Ik heb een werkgever die van loonmodel/tijdvak/loonheffingsnummer wisselt. Hoe pak ik dit aan?

3. De collectieve verlofopbouw heeft niet plaatsgevonden, waar zou dit aan kunnen liggen?

4. Ik heb een nieuwe werkgever opgebouwd, maar ik heb voor een verkeerd loonmodel gekozen. Kan ik dit nog aanpassen?

5. Bij het aanmaken van de loonaangifte krijg ik de melding: Loonaangifte is niet mogelijk. Over de in aanmerking komende periode van loonaangifte mag nog geen loonaangifte gedaan worden. 

6. Bij het downloaden van de SEPA, krijg ik de melding 'Geen Sepa bestand aanwezig', waar zou dit aan kunnen liggen?

7. De werkgever zegt dat er geen salarisrun staat, maar ik zie deze wel. Hoe kan dit?

8. Ik wil de jaarovergang terugdraaien, ik moet nog iets in december verlonen. Wat kan ik nu doen?

9. Ik wil nog iets aanpassen voor voorgaand jaar, maar ik zie de variabelen niet meer terug bij de werknemer. Kan ik dit ergens aanpassen?

10. Een werknemer gaat van oproepkracht naar vaste kracht. Hoe verwerk ik dit in Loket.nl?

11. Ik krijg bij het verlonen een melding 'Er is een verzoek tot afsluiting gedaan'. Wat wordt hiermee bedoeld?

12. Ik moet de loonrun van een voorgaand jaar verwijderen, maar dit lukt me niet, wat nu?

13. Hoe richt ik een generatiepact oftewel 80/90/100 regeling oftewel vitaliteitsregeling in?

14. Ik heb nog zaken gewijzigd voor een voorgaand jaar, maar hoe zorg ik ervoor dat dit ook op de jaaropgave verschijnt?

15. Er is een werknemer uit dienst gegaan, maar de reservering van het vakantiegeld vind ik nog terug in de overzichten. Hoe boek ik de reservering met terugwerkende kracht af zonder deze uit te betalen?

16. Er is bij een ander kantoor of een andere administratie al vakantietoeslag (13e maand, eindejaarsuitkering e.d.) opgebouwd. Hoe zorg ik dat deze opbouw wordt opgeboekt?

17. Ik wil de zorgbonus uitkeren aan ZZP'er en vrijwilligers, hoe verwerk ik dit?

18. Ik wil eindheffing hebben over geschenken aan derden, hoe verwerk ik dit in Loket.nl?

19. Is er een handleiding voor de verlofregeling?

20. De werkgever verandert van CAO en ik moet een nieuwe werkgever aanmaken, hoe zorg ik ervoor dat werknemers geen nieuw ESS account hoeven aan te maken?

1. Wanneer leveren jullie de CAO-wijzigingen op, zoals salarisschalen en premiewijzigingen?

Zodra wij op de hoogte worden gesteld van bepaalde wijzigingen, gaan wij hiermee aan de slag. Het opleveren van wijzigingen gaat middels verschillende stappen en het 4-ogenprincipe en vergt veel nauwkeurigheid. We zullen zo veel mogelijk middels deze sectie te communiceren welke wijzigingen op de planning staan en welke zaken zijn opgeleverd. 

2. Ik heb een werkgever die van loonmodel/tijdvak/loonheffingsnummer wisselt. Hoe pak ik dit aan?

Bij een wijziging van loonmodel/tijdvak/loonheffingsnummer, dien je een nieuwe administratie aan te maken.  Hiervoor kun je volledig nieuwe werkgever aanmaken of  in bepaalde gevallen alleen een nieuwe administratie.
Hier zijn een aantal aandachtspunten voor geformuleerd:
- Meld de werknemers bij de oude werkgever/administratie uit dienst en voer hen op de nieuwe administratie opnieuw in met de nieuwe in dienst datum. Je kunt de originele in dienst datum vullen bij 'Historische datum uit dienst'. Dit kan ook middels een importbestand. Zie hiervoor Import werknemers
- Wanneer je onder de bestaande werkgever een nieuwe administratie aanmaakt, hoeven de werknemers geen nieuw ESS-account aan te maken. Er zal in hun ESS account een balk verschijnen om te switchen tussen het oude en het nieuwe dienstverband. Belangrijk is dan, dat je de werknemer niet volledig opnieuw opvoert, maar alleen een nieuwe IKV aanmaakt.
- Verwijder het loonheffingsnummer bij de oude administratie, evenals een eventueel klantgroepnummer. Krijg je hierbij een foutmelding, stuur dan een ticket naar de helpdesk om dit voor je uit te voeren.
- Maak je gebruik van Qwoater dossiervorming, dan kun je het dossier in 1 bestand downloaden. Bij de nieuwe administratie kun je deze documenten weer uploaden. Zie hiervoor Genereren en verwijderen volledig dossier (Qwoater)
- De verlofsaldi kunnen geïmporteerd worden via een importsheet. Deze kun je in dit artikel vinden:  
Importsheet verlof

3. De collectieve verlofopbouw heeft niet plaatsgevonden, waar zou dit aan kunnen liggen?
Is er een aanstelling t/m datum gevuld? Dan zal Loket.nl met die datum het verlof berekenen. Ligt deze datum in het verleden, dan zal Loket.nl geen verlof opbouwen voor de werknemer.
Wanneer je had verwacht dat de opbouw automatisch zou gaan, kijk dan of je in de verlofregeling 'dag verlofopbouw' hebt gevuld. Star er een '0', dan vindt er geen automatische opbouw plaats,

4. Ik heb een nieuwe werkgever opgebouwd, maar ik heb voor een verkeerd loonmodel gekozen. Kan ik dit nog aanpassen?
Er moet altijd een nieuwe administratie worden opgebouwd wanneer je voor het verkeerde loonmodel hebt gekozen. Je kunt de helpdesk een bericht sturen om de foutief aangemaakt administratie te laten verwijderen. 

5. Bij het aanmaken van de loonaangifte krijg ik de melding: Loonaangifte is niet mogelijk. Over de in aanmerking komende periode van loonaangifte mag nog geen loonaangifte gedaan worden. 
Bij de jaarovergang heeft dit vaak te maken met dat Testjaar nog op 'ja' staat. Ga naar Adm - Algemeen - Inrichting  - jaar  om het testjaar op nee te zetten. 

Wat ook kan, is dat het loonaangiftenummer nog bij een andere (oude) administratie staat. Dien dan een ticket in om daar het loonheffingsnummer te verwijderen. 

6. Bij het downloaden van de SEPA, krijg ik de melding 'Geen Sepa bestand aanwezig', waar zou dit aan kunnen liggen?
Er kunnen meerdere redenen zijn, waaronder:

1. Het jaar staat nog op Testjaar 'ja'. Ga naar Adm - Algemeen - Inrichting  - jaar  om het testjaar op nee te zetten.
2. Het rekeningnummer is pas na het draaien van de run ingevoerd in de administratie, verwijder de run en draai deze opnieuw.  

7. De werkgever zegt dat er geen salarisrun staat, maar ik zie deze wel. Hoe kan dit?
Het kan aan de rechten liggen, maar rond de jaarovergang zien we vaak dat het jaar nog op Testjaar 'ja' staat en bij de gebruiker staat 'Test output zichtbaar' op nee.

8. Ik wil de jaarovergang terugdraaien, ik moet nog iets in december verlonen. Wat kan ik nu doen?
Een jaarovergang is niet terug te draaien. Je zult de mutaties dus moeten verlonen met 'verlonen voorgaande jaren'. Er zal dan een correctierun uitkomen. Heb je de loonaangifte van de periode al aangemaakt, dan kies je tevens voor 'aanmaken voorgaande jaren' bij loonaangifte. 

Notabene:  Het loonaangiftebericht  en pensioenaangiftebericht van 2020-12 staat helemaal los van de jaarafsluiting 2020.


9. Ik wil nog iets aanpassen voor voorgaand jaar, maar ik zie de variabelen niet meer terug bij de werknemer. Kan ik dit ergens aanpassen?
Op Wg - Bedrijfsinformatie - Overige Contactgegevens - Jaar filter kun je kiezen voor welke jaren je terug wil zien in de variabele gegevens

10. Een werknemer gaat van oproepkracht naar vaste kracht. Hoe verwerk ik dit in Loket.nl?
Voor het verwerken van een oproepkracht naar vast kracht maak je een nieuw dienstverband aan. In het huidige dienstverband druk je op  en dan wordt het IKV automatisch opgehoogd. De werknemer behoudt dan zijn account op werknemer.loket.nl, eventueel verlof moet wel afgeboekt worden op het oude dienstverband en opgeboekt worden op het nieuwe dienstverband. Op deze manier blijft het voor de werknemer ook inzichtelijk hoeveel verlof er is in totaal

11. Ik krijg bij het verlonen een melding 'Er is een verzoek tot afsluiting gedaan'. Wat wordt hiermee bedoeld?
Dit betekent dat het jaar waarvoor je de run draait, Verzoek tot afsluiting op 'ja' staat. Ga naar Adm - Algemeen - Inrichting  - jaar  om dit te controleren en aan te passen. 

12. Ik moet de loonrun van een voorgaand jaar verwijderen, maar dit lukt me niet, wat nu?
Maak een ticket aan voor de helpdesk om de loonrun te laten verwijderen. 

13. Hoe richt ik een generatiepact oftewel 80/90/100 regeling oftewel vitaliteitsregeling in?
We hebben hier een artikel over geschreven. dit kun je hier vinden. 

14. Ik heb nog zaken gewijzigd voor een voorgaand jaar, maar hoe zorg ik ervoor dat dit ook op de jaaropgave verschijnt?
Zodra je een loonrun voor een voorgaand jaar hebt goedgekeurd, wordt dit automatisch aangepast op je jaaropgave. Hier is dus geen extra handeling voor nodig.

15. Er is een werknemer uit dienst gegaan, maar de reservering van het vakantiegeld vind ik nog terug in de overzichten. Hoe boek ik de reservering met terugwerkende kracht af zonder deze uit te betalen?
Verwerk de mutatie bij een werknemer die uit dienst is op een bijzonder tarief strook. 
De standaardmethodiek om een vakantiegeldreservering op nul te stellen zonder uitbetaling van deze reservering is als volgt:
Het component BEREK. VAKTSL op 0 zetten (middels het attribuut/indicatie =, +, 0).
En het outputcomponent (doorgaans VAKANTIE TOESL) op 0 zetten (middels het attribuut/indicatie =, +, 0). 
Bovenstaand is van toepassing wanneer je de standaard grondslag 1 gebruikt, wanneer je een andere grondslag gebruikt of de componenten hebt hernoemd, kijk dan in het overzicht onderaan dit artikel welke componenten je moet gebruiken. 

16. Er is bij een ander kantoor of een andere administratie al vakantietoeslag (13e maand, eindejaarsuitkering e.d.) opgebouwd. Hoe zorg ik dat deze opbouw wordt opgeboekt?
Dit hebben we uitgeschreven onderaan dit artikel. Het artikel is geschreven voor werkgevers, maar is ook relevant voor administratiekantoren

17. Ik wil de zorgbonus uitkeren aan ZZP'er en vrijwilligers, hoe verwerk ik dit?
De eindheffing voor de ZZP is 75%. Werkgever stort naar de ZZP’er 1000 euro en rekent 750 euro in dezelfde maand in de eindheffing af. In dat geval maak je gebruik van twee looncomponenten te weten 266 EH PUBLR.UITK. en component 360 BASIS EH PUBL. Voor de ZZP'er mag je deze componenten bij een willekeurige werknemer opvoeren in de variabele gegevens. De componenten worden niet zichtbaar verwerkt bij de werknemer.

18. Ik wil eindheffing hebben over geschenken aan derden, hoe verwerk ik dit in Loket.nl?
Looncomp. 360 BASIS EH PUBL (fiscale bijtellingen/aftrek) -> Hier boek je het hele bedrag op
Looncomp. 266 EH PUBLR.UITK (intern) -> Bereken het bedrag van de eindheffing en boek deze op dit component. 
Voor (kerst)geschenken aan eigen personeel hebben we andere componenten, namelijk:
359 BASIS EH FEEST voor geschenken onder de 70 euro en 356 BASIS EH MILB voor geschenken boven de 70 euro .

19. Is er een handleiding voor de verlofregeling?
'Papieren' handleidingen zijn er niet meer. We hebben artikelen op de helpdesk gezet die je achter elkaar kunt doorlezen. Begin hier met stap 1. 
Ook is er een fijne webinar over verlof terug te kijken, klik maar eens op deze link

20. De werkgever verandert van CAO en ik moet een nieuwe administratie aanmaken, hoe zorg ik ervoor dat werknemers geen nieuw ESS account hoeven aan te maken?
Wanneer je in dezelfde werkgever een nieuwe administratie aanmaakt, kun je ervoor zorgen dat de werknemers geen nieuwe inlog hoeven aan te maken voor ESS. Het is dan van belang dat je de werknemers niet opnieuw invoert als volledig nieuwe werknemer, maar dat je een tweede IKV aanmaakt onder de nieuwe administratie. Voer je namelijk een geheel nieuw dienstverband op, dan zal dit resulteren in een nieuw ESS account. 
Een andere optie is om je ESS accounts te koppelen via Clever, kijk voor meer info op https://www.clever.nl/ 

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 2 van 2