Uploaden documenten in werkgevers- en werknemersdossier (Qwoater)

Volgen

Werkgeversdossier

Op werkgeverniveau kan een werkgeversdossier worden aangemaakt. Hiervoor ga je vanaf het startscherm van de werkgever naar HRM -> Werkgeversdossier. 
Via de knop Toevoegen verschijnt een uploadscherm waarin onder andere de categorie en het dossierbestand kan worden opgegeven. Nadat in dit scherm wordt gekozen voor Opslaan zal het document in het werkgeversdossier worden opgeslagen. Het is ook mogelijk om één of meerdere documenten (maximaal 50 met een maximale grootte van ongeveer 10 MB per bestand) vanaf je PC/desktop te slepen in het werkgevers- of werknemersdossier. Alle bestanden worden in dit geval naar dezelfde categorie geüpload. Ook de overige kenmerken (omschrijving jaar, vervaldatum etc.) worden voor alle geüploade documenten gevuld met dezelfde waarde. Na het uploaden kunnen voorgaande gegevens naar wens aangepast worden. 

Nadat de documenten in het dossier zijn geplaatst, zijn ze altijd weer beschikbaar voor download. Kies hiervoor een document in de lijst en druk vervolgens op download 

 

Werknemersdossier

Het werknemersdossier is voor wat betreft de werking identiek aan het werkgeverdossier. Het verschil is dat de documenten hier niet aan een werkgever maar aan een werknemer worden gerelateerd. Het werknemersdossier is opgenomen op werknemerniveau onder: HRM -> Werknemersdossier.

Als de documenten ook in het Werknemerloket beschikbaar mogen zijn kan de werknemer deze in dat portaal raadplegen onder het kopje Dossier - Werknemersdossier.

 

Indicatie gelezen

Zowel bij het werkgevers- als het werknemersdossier kun je zien welke rol het bestand heeft gelezen. Elke rol heeft zijn eigen kleuricoon en is afgeleid van het niveau in Loket.nl:


De provider is geel, werkgever blauw, afdelingsmanager grijs en de werknemer is in het groen aangegeven. Ook als het document wordt aangeklikt, is inzichtelijk welke rol welk document heeft gelezen:

 

 

Audittrail

Een audittrail geeft aan wie wat wanneer heeft gedaan. In dit geval kun je bijvoorbeeld zien wie het document heeft opgeslagen, geuploaded of welke gebruiker de audittrail heeft opgevraagd. J Selecteer het document en klik op Audittrail en er verschijnt een pop-up scherm met de geschiedenis van het document.

 

Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0