Jaarafsluiting werkgever

Volgen

Individuele afsluiting administratie

Vanaf 19 december 2019 bestaat de mogelijkheid om Administraties af te sluiten. Deze optie is opgenomen onder Administratie -> Inrichting -> selecteer het jaar 2019. Het veld Verzoek tot afsluiting kan vervolgens op Ja worden gezet.

mceclip0.png

Na afsluiting is het mogelijk om in het Werknemerloket de jaaropgave te raadplegen. Door het veld ESS mail versturen op Ja te zetten zal een mailtje worden verstuurd dat de jaaropgave voor hen beschikbaar is. Bij Datum beschikbaar ESS kan eventueel nog een datum worden ingevuld waarop de jaaropgave beschikbaar moet zijn in het Werknemerloket. Als hier geen datum vermeld is, zal de datum van afsluiting gebruikt worden. (Let op, in dit laatste geval zal de e-mail een dag later verstuurd worden). In het veld Datum ESS mail wordt de datum geregistreerd waarop het e-mailbericht t.b.v. de jaaropgave is verstuurd.

Er mag voor de af te sluiten werkgever, op het moment van verzoek tot afsluiting, geen loonrun meer openstaan. Mocht dat wel het geval zijn dan verschijnt onderstaande foutmelding.

mceclip1.png

Nadat het verzoek tot afsluiting is vastgelegd zal 's-nachts de jaarafsluiting plaatsvinden waarbij onderstaande acties worden uitgevoerd:

  • Aanmaken jaar 2020 voor de betreffende werkgever.
  • Voor de in 2019 operationele werkgevers (veld Testjaar = Nee) zullen de cum-standen van de grondslagen en de cum-standen van verlof-, TVT- en ATV-saldo worden bepaald.
  • Voor werkgevers waarvan het jaar 2019 op Testjaar = Ja heeft gestaan worden geen cumulaties vastgesteld. Deze gegevens dienen in 2020 te worden gemuteerd. (Invoeren cumulaties is verderop in 'salarisverwerking 2020' beschreven).
  • De fiscale jaarlonen worden automatisch overgehaald. (m.u.v. de werkgevers waarvan het jaar 2019 op Testjaar = Ja heeft gestaan)

 Nadat de jaarwerkprocedure is afgerond zal het veld Afgesloten op Ja worden gezet en wordt de datum afgesloten gevuld. U kunt vanaf dat moment 2019 alleen nog verlonen via de optie Salarisverwerking -> Algemeen -> Verlonen voorgaande jaren.

 

Voor werkgevers waarvoor in het jaar 2019 de indicatie Testjaar op Ja staat zal, om 2020 operationeel te kunnen verwerken, voor het jaar 2020 het veld Testjaar handmatig op Nee gezet moeten worden.

Collectieve afsluiting Administraties

Naast de individuele afsluiting bestaat ook de mogelijkheid tot collectieve jaarafsluiting.

In Loket.nl staat onder Collectief de optie Jaar afsluiten. Op basis van onderstaande criteria kan een selectie opgegeven worden waaraan de werkgevers moeten voldoen om een jaarafsluiting aan te vragen. Bij Datum beschikbaar ESS kan de datum worden opgegeven waarop de jaaropgave beschikbaar moet zijn in het Werknemerloket. Indien er geen datum vermeld is, zal hiervoor de datum van afsluiting worden gebruikt.

mceclip0.png

Na de selectie worden de administraties gepresenteerd die voldoen aan de opgegeven criteria.

Voor administraties waarvoor jaarafsluiting niet mogelijk is, zal een foutmelding verschijnen.

Voor de overige administraties vindt de jaarafsluiting wel plaats.

 

Aandachtspunten jaarafsluiting administratie

  • Als op administratieniveau een periode Laatste verloning is gevuld zal, voor die administratie voor het jaar volgend op de laatste verloningsperiode, nog eenmaal een nieuw jaar worden aangemaakt. (Dit is noodzakelijk voor het aanmaken van de jaaropgaven). Vervolgens zal er geen nieuw jaar meer worden aangemaakt.
  • Er mag geen loonrun openstaan op het moment van Verzoek tot afsluiting = ja.
  • Indien de indicatie Testjaar voor het jaar 2019 op Ja staat, zal deze indicatie ook naar 2020 worden overgenomen.
  • Zodra een werkgever in 2020 operationeel moet worden verloond, moet de indicatie Testjaar voor het jaar 2020 op Nee gezet worden.
  • Wijzigingen in een loonmodel 2019 moeten na afsluiting van het jaar 2019 ook worden ingevoerd in het loonmodel 2020.
  • CAO wijzigingen zijn automatisch van toepassing voor de werkgevers die aan betreffende CAO gekoppeld zijn. Als op loonmodel- of werkgeverniveau is afgeweken, dan worden deze afwijkende gegevens overgenomen naar het nieuwe jaar. Je bent zelf verantwoordelijk voor het muteren van deze gegevens. Deze gegevens worden niet meer in de CAO-laag onderhouden.
  • In Loket.nl is een overzicht opgenomen waarin de afwijkende gegevens t.o.v. CAO e/o loonmodel zijn opgenomen. Administratie -> Diversen -> Overzichten -> Overzicht inrichting -> Inrichting afwijking.

 

De volgende stap in jaarafsluiting lees je hier

 

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 1