Deze beschrijving helpt je om de koppeling met Visma eAccounting in Loket.nl vast te leggen.
Anders dan in de video wordt benoemd dien je voor iedere werkgever een eigen koppeling met eAccounting te maken. Het is niet mogelijk meerdere werkgevers gelijktijdig te koppelen.
Hiermee wijkt deze koppeling af van andere applicaties zoals Twinfield en ExactOnline.
Maak gebruik van Journaalprofielen
Wil je met de koppeling Visma eAccounting aan de slag dan moet je gebruik maken van Journaalprofielen. (De nieuwe manier van journaliseren).
Aandachtspunten inrichting Loket.nl
Om de nieuwe OAuth koppeling in te richten dien je eerst een keuze te maken:
- Je hebt als kantoor inloggegevens van Visma eAccounting voor één of meer werkgevers. Zie A
- De werkgever heeft zelf inloggegevens van Visma eAccounting. Zie B
LET OP:
eAccounting staat het gebruik van meerdere administraties in één koppeling vanuit Loket.nl niet toe. De techniek van autorisatie tussen Loket.nl en eAccounting gaat uit van unieke gebruikers. Dit is door eAccounting bepaald.
Deze koppeling werkt dus helaas anders als de koppelingen met Exact of Twinfield.
De koppeling zal dan per administratie gemaakt moeten worden, dus ook evenveel gebruikers.
Als een 1 op 1 koppeling dus. Dan heb je de koppeling zuiver en kan het journaal van een werkgever maar 1 kant op.
Dat betekent dus dat je kunt kiezen om op AK-niveau voor iedere werkgever een unieke AK-gebruiker met koppeling aan te maken. Of om iedere werkgevergebruiker zelf de koppeling tot stand te laten brengen en deze vast te leggen in Journaalapplicatie.
A (gebruiker AK)
Op providerniveau leg je bij de gebruikers de link met Visma eAccounting, Teams en gebruikers --> Gebruikers AK --> Koppelingen. We adviseren een nieuwe gebruiker aan te maken voor de koppeling met Visma eAccounting. Deze gebruiker heeft geen rechten nodig. Ook is er is op providerniveau geen koppeling met teams of werkgevers nodig. Het is mogelijk om de koppeling bij een bestaande gebruiker vast te leggen maar dit raden wij af.
Nadat je op het icoontje
bij Koppelingen klikt, verschijnt onderstaand pop upvenster.
Geef bij het veld Omschrijving een omschrijving die duidelijkheid biedt bij het leggen van de koppeling op werkgeverniveau.
Nadat je op het icoontje
klikt verschijnt een inlogscherm van Visma eAccounting.
Leg op het inlogscherm van Visma eAccounting het e-mailadres en het wachtwoord vast die je als kantoor hebt waarmee je de boekingen voor je werkgevers in Visma eAccounting verwerkt. Klik hierna op Log in.
Klik vervolgens op Yes, Allow. Je komt dan weer automatisch terug in Loket.nl en je ziet de melding, “De koppeling is succesvol tot stand gebracht”.
B (gebruiker WG)
Met eenzelfde soort functionaliteit kan een werkgever ook een koppeling leggen door te klikken op Mijn koppelingen, via het menu achter het tandwiel rechtsboven in de applicatie.
Als de werkgever klikt op Mijn koppelingen verschijnt er een pop-upvenster.
Nadat de werkgever op het icoontje 
heeft geklikt kan de werkgever de koppeling vastleggen.
Nadat de werkgever een omschrijving heeft opgegeven klikt de gebruiker op het icoontje 
waarna het inlogscherm van e-Accounting verschijnt.
Hier verwerkt de werkgever de eigen inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord) en klikt op de button Log in.
Klik vervolgens op Yes, Allow. Je komt dan weer automatisch terug in Loket.nl en je ziet de melding, “De koppeling is succesvol tot stand gebracht”.
Koppelen externe applicatie
Bij het vastleggen van de nieuwe OAuth koppeling op werkgeverniveau gaat de werkgevergebruiker naar tabblad Beheer-->Journaal en klikt hier de regel onder Journaalinrichting aan. Er verschijnt dan een nieuw veld waarin voor de Journaalapplicatie gekozen kan worden. Hier kan dan voor Visma eAccounting gekozen worden waarbij je in het veld 'Koppeling' de naam van de koppeling selecteert welke je zojuist hebt aangemaakt. Let op, om dit te kunnen doen is minimaal het recht 'Beheer journaalapplicatie' benodigd.
Let op, een AK-gebruiker kan NIET de koppeling tot stand brengen die door een werkgevergebruiker is vastgelegd middels het tandwieltje. Dit kan enkel de werkgever doen. De AK-gebruiker kan enkel de koppeling maken waarvan een connectie tot stand is gebracht middels een AK-gebruiker.
Een gebruiker AK kan een selectie maken uit verschillende koppelingen op AK-niveau (indien aanwezig). Via Administratie --> Journaal --> Journaalinrichting -> Journaalapplicatie legt de gebruiker AK de koppeling vast die bij deze werkgever gebruikt moet worden voor Visma eAccounting. Moet de journaalpost direct na accorderen loonrun worden gestart en naar e-Accounting worden geëxporteerd geef dat dan aan zoals in onderstaand scherm.
Journaliseren met Visma eAccounting direct
Maak je nog geen gebruik van automatisch exporteren journaal? Volg dan onderstaande methode. Ga naar Journaliseren in Loket.nl en start daar de journaalrun voor de goedgekeurde loonrun.
Vervolgens verschijnt de journaalrun onder Niet geëxporteerde journaalruns.
Hier kun je kiezen voor Versturen. Kies je voor de optie Versturen dan wordt de journaalpost door Loket.nl aangeboden aan Visma eAccounting. Je kunt de standaard waardes op tot dat moment nog muteren.
Aanvullende informatie
Foutieve koppeling gemaakt?
Heb je per abuis een foutieve koppeling gelegd dan kun je deze op gebruikersniveau of via Mijn koppelingen (middels tandwiel rechtsboven) verwijderen. De koppeling kun je niet verwijderen indien deze in gebruik is bij een werkgever. Een gebruiker waar een koppeling actief is kun je niet verwijderen.
Het veld Laatst gebruikt op op providerniveau
Na het opgeven van een omschrijving voor de koppeling, registreert Loket.nl het moment van aanmaken van de koppeling. Het veld Laatst gebruikt op toont automatisch de datum van de laatste verbinding met Visma eAccounting. In de praktijk is dit het moment van verzending journaalbestand naar Visma eAccounting.