Update 27-10-2019

Volgen

De update van Loket.nl op 27 oktober is succesvol afgerond. We introduceren de volgende nieuwe functies: 

 

Overzicht WAB rubrieken

Om inzicht te geven in de indicaties ten bepaling van de hoge of lage Awf premie per 1-1-2020 voegen we een nieuw overzicht toe. Op werkgeverniveau -> Overzichten -> Export gegevens -> Diverse salarisgegevens -> WAB Kun je een overzicht raadplegen waar per dienstverband aangegeven staat of een dienstverband een schriftelijke arbeidsovereenkomst heeft, bepaalde of onbepaalde tijd vastligt en of het dienstverband een oproepovereenkomst is. Zorg nu al dat deze indicaties juist zijn!

 

Overzichten automatisch verwerken

We zien dat jullie nog steeds in toenemende mate gebruik maken van automatisch verwerken. Reden voor ons om weer nieuwe functionaliteit toe te voegen. Op providerniveau -> Collectief -> Automatisch processen zijn 3 overzichten beschikbaar. Naast het reeds bestaande Automatische acties ingepland voegen we nu Automatische acties uitgevoerd en Automatische acties niet uitgevoerd toe. De naamgeving van de overzichten zegt voldoende, welke acties zijn voor welke data wel of niet uitgevoerd? Een volgende stap hierin is om een gebruiker te triggeren als er een actie niet is uitgevoerd. Vooralsnog kun je hiervoor dit nieuwe overzicht gebruiken. Let op, de eerste datum dat je de overzichten Automatische acties uitgevoerd en Automatische acties niet uitgevoerd kunt gebruiken is 28-10-2019. Data voor deze datum geven geen resultaten.

 

Koppeling met e-Accounting

Werkgevers die in Loket gebruik maken van de nieuwe module journaliseren (product 940) kunnen vanaf nu kiezen voor e-Accounting als journaalapplicatie. Voor meer informatie over deze optie en het maken van de koppeling met e-Accounting verwijzen we je naar het uitgebreide artikel op het helpdeskportaal.    

Koppeling met Syntess

Werkgevers die in Loket gebruik maken van de nieuwe module journaliseren (product 940) kunnen vanaf nu ook kiezen voor Syntess als journaalapplicatie. Bij het exporteren van journaalresultaten kunnen de resultaten in het Syntess formaat worden gedownload door de gebruiker. Vervolgens kan de gebruiker handmatig het bestand inladen in Syntess Atrium.
Dit bestand heeft als extensie .xlsx. 

 

Werknemers importeren als concept werknemers op basis van een xml loonaangiftebestand

Het invoeren van de werknemers van een nieuwe werkgever die voorheen gewerkt heeft met een andere salarissoftwareapplicatie kan je vanaf deze update aanzienlijk versnellen met de nieuwe optie Importeren concept dienstverband via loonaangiftebericht  (Collectieve mutaties -> Importeren).  Indien je beschikt over een origineel loonaangifte bestand in xml formaat worden met behulp van deze optie  de beschikbare werknemers vanuit het loonaangifte bericht omgezet in concept werknemers. De concept werknemers zijn vervolgens te benaderen via HRM -> Sollicitant  of  worden zichtbaar als sollicitant bij het toevoegen van een nieuw dienstverband, in onderstaande schermafdruk zie je werknemers staan die afkomstig zijn uit het loonaangifte bericht, tussen haakjes tref je het oude personeelsnummer aan.

 mceclip1.png

De concept werknemer kan je vervolgens selecteren en direct worden de vooraf ingevulde velden vanuit de loonaangifte zichtbaar, deze gegevens kun je direct verrijken met een sjabloon of profiel en verder dien je de ontbrekende gegevens in te vullen.   Zie onderstaande schermafdruk en de aandachtspunten die later genoemd staan in het artikel.

 mceclip2.png

Na het invullen van de aanvullende gegevens en controleren van de gegevens kun je de werknemer opslaan.  Je dient rekening te houden met onderstaande aandachtspunten voordat je de werknemer opslaat:

  • Alleen geboortenaam is bekend vanuit de loonaangifte, eventuele partnernaam toevoegen.
  • Basisloon is gevuld met het vaste bruto loon ( salaris inclusief eventuele vaste vergoedingen)  
  • Bij oproepkrachten is het basisloon niet gevuld en dient nog te worden gemuteerd met de juiste waarde.
  • Afwijkend aantal uren is bij oproepkrachten gevuld met 0 , bij vaste werknemers dit veld goed controleren en eventueel aanpassen.
  • Fiscaal jaarloon vorig jaar is niet bekend vanuit het loonaangifte bestand en dient voor het opslaan te worden ingevuld met de juiste waarde.
  • Personeelsnummer wordt automatisch bepaald op basis van het laatst uitgegeven personeelsnummer bij het omzetten van een conceptwerknemer naar een dienstverband ( meestal beginnend met 1), indien gewenst dan ook zelf het personeelsnummer worden opgegeven dat tussen haakjes staat aangegeven.
  • Werknemers met 2 of meer dienstverbanden worden als aparte conceptwerknemers ingelezen, indien dit niet gewenst is kan je de overige conceptwerknemers verwijderen de overige dienstverbanden handmatig toevoegen bij de werknemer

 

Bij een 2de dienstverband een Sjabloon kunnen gebruiken

Het is al een tijdje mogelijk om bij het toevoegen van een nieuwe werknemer gebruik te maken van een sjabloon. Dezelfde functionaliteit is nu toegevoegd bij het toevoegen van een nieuw dienstverband. Leuk om te vermelden is dat dit het eerste idee is dat via het Loket.nl Ideeënportaal is aangedragen. Alles over deze interessante functionaliteit lees je in het uitgebreide artikel.

 

Statusoverzicht verloningsproces uitgebreid met pensioenaanleveringsgegevens

Het statusoverzicht verloningsproces (Overzichten provider -> Werkgever -> Status verloningsproces per relatie / per relatie groepindeling) is uitgebreid met de pensioenaanleveringsgegevens. Je krijgt hiermee nog beter en sneller inzicht in de diverse statussen van het verloningsproces wat erg handig kan zijn nu het ook mogelijk is om pensioenaangiftes mee te nemen in het automatische verwerkingsproces. 

mceclip0.png

 

Temporisering verhoging AOW leeftijd

In het kader van de  temporisering van de stapsgewijze verhoging van
de AOW-leeftijd die vanaf 2020 gaat gelden hebben we de onderliggende tabel in Loket.nl hierop aangepast. Het is dus mogelijk dat de AOW leeftijd bij de werknemers veranderd. De aanpassing heeft ook betrekking op pensioenfondsen die een ingangs- of eindmoment hebben op basis van de AOW gerechtigde leeftijd.

Automatisch verwijderen loonoutput gegevens na 7 jaar 

In de releasenotes van 4-8-2019 heb je kunnen lezen dat we een instelling hebben gemaakt om aan te kunnen geven of de loonoutput gegevens na 7 jaar automatisch verwijderd dient te worden.
Mocht dit niet helemaal meer helder op je netvlies staan, lees het gerust nog eens na in dit artikel.
In deze release hebben we hier verder aanvulling aangegeven door ook het daadwerkelijke verwijderscript hieraan toe te voegen.

Uitbreiding aantal t.v.t. componenten van 5 naar 10

In navolging op de uitbreiding van het aantal overwerkregelingen van 5 naar 10 hebben we nu voor de overwerkregelingen 6 t/m 10 de t.v.t. componenten toegevoegd (4010 t/m 4014).

Aanpassingen verlofmodule 

In deze update zijn onderstaande aanpassingen in de verlofmodule doorgevoerd:

  • De indicatie van het veld “Verlof bepalen m.bv. rooster “ welke is vastgelegd in een sjabloon zal voortaan correct worden meegenomen bij het toepassen van een dienstverband sjabloon.
  • In een aantal CAO's dient bij het toekennen van extra verlof op basis van leeftijd en dienstjaren rekening gehouden te worden met halve jaren. Vanaf deze update is het mogelijk om hiermee rekening te houden met maanden, zie onderstaande schermafdruk.
  • Maand 0 is de maand waarin de werknemer de leeftijd bereikt, maand 11 is de maand voorafgaand aan de verjaardag van de werknemer. 

 op_basis_van_leeftijd.PNG

Let op !! Voor bestaande verlofregelingen die ingericht zijn zonder tot en met maand zijn er geen aanpassingen noodzakelijk en blijft de huidige werkwijze intact.

  • Bij een aantal verlofregelingen kunnen er 2 peilmomenten actief zijn voor het opbouwen van extra verlof. Vanaf deze update kan dit worden ingesteld, zie onderstaande schermafdruk. Let op: de verlofaantallen in een verlofregeling worden altijd behandeld als zijnde rechten voor een heel jaar. Indien er wordt gekozen voor 2 peilmomenten dan worden de aantallen bij de opbouw door 2 gedeeld. Houdt hier rekening mee bij het inrichten.

 mceclip1.png

 

Het maken van een proforma voor één werknemer

Je kunt nu ook op persoonsniveau de proforma omgeving starten.
Via Salarisverwerking -> Proforma vind je de vertrouwde opties voor het maken van een proefberekening.
De werking van de proforma omgeving is hetzelfde gebleven, alleen wordt de omgeving nu aanzienlijk sneller opgebouwd waardoor je sneller in staat bent om een proforma te maken. Bestaat de persoon uit meerdere dienstverbanden? Geen probleem, beide dienstverbanden worden overgehaald naar de pro forma omgeving.

1.png

 

Vernieuwd provider en HR dashboard

Op woensdag 16 oktober zijn het provider en HR dashboard geüpdatet. De belangrijkste wijziging is dat software bijgewerkt is naar de laatste versie. Daarnaast hebben wij alvast een paar aanpassingen gedaan. Onderstaand per dashboard de vernieuwingen:
Provider dashboard:
  • Het start dashboard is volledig aangepast. We hebben ervoor gekozen om het aantal KPI’s terug te brengen en aantal KPI’s op een andere manier weer te geven. Dit zorgt voor een beter inzicht
  • Nieuwe look and feel. De rode en gele kleuren zijn vervangen door twee blauwe kleuren, waardoor het dashboard rustiger is geworden.
  • In het tabblad klantenportefeuille is de grafiek “aantal actieve werknemers naar grootte werkgever” gemaakt.
HR dashboard:
  • Nieuwe look and feel. De rode en gele kleuren zijn vervangen door twee blauwe kleuren, waardoor het dashboard rustiger is geworden.

Aanpassing gebruikersnaam voor klein aantal SSO gebruikers

Vooruitlopend op aanpassingen wat betreft het gebruikersvriendelijk maken van de inlogprocedure (zoals bij Werknemerloket) zal een klein aantal SSO gebruikers de gebruikersnaam moeten wijzigen. Na inlog via SSO zal de volgende melding verschijnen:

mceclip0.png

Via de button Verder naar Loket log je alsnog in. Omdat deze mogelijkheid per 1-12-2019 komt te vervallen en je dus niet meer kunt inloggen volg je de volgende procedure om je gebruikersnaam te (laten) wijzigen: 

  1. Pas je gegevens aan in Loket
    1. Indien je de rechten hebt om je gebruiker in Loket.nl te beheren pas dan zelf je gebruikersnaam aan via het gebruikersbeheer scherm in Loket.nl.
    2. Indien je NIET zelf de rechten hebt om je gebruiker in Loket.nl te beheren laat dit dan doen door je provider door contact op te nemen met je provider.
  2. Pas je gegevens aan bij de SSO provider
    In het andere systeem waarmee de SSO-koppeling werkt zal ook de nieuwe gebruikersnaam moeten worden geregistreerd. Het verschilt sterk per SSO partij hoe dit in geregeld kan worden.
    1. Indien je de mogelijkheid hebt om zelf je gebruikersnaam bij de SSO provider in te regelen pas dit dan zelf aan in het betreffende systeem
      1. De gebruikersnaam moet overeenkomen met je nieuwe gebruikersnaam in Loket.nl
    2. Indien je NIET zelf de rechten hebt om je gebruikersnaam te wijzigen bij je SSO provider, neem dan contact op met je SSO provider

 

Kenteken op de loonstrook

De klant is koning, via ons ideeënportaal bleek dat er heel veel behoefte is om het kenteken op de loonstrook af te drukken. Vanaf deze update staat aan de linkerkant van de strook het kenteken onder fiscale waarde van de auto vermeld.

mceclip0.png

 

Aanscherping controles Belastingdienst

Ook in deze update zitten weer nieuwe controles van de Belastingdienst die wij opnemen in de verloning. Op deze manier worden bij de salarisverwerking ongewenste situaties tegengehouden (foutmelding) en moet dit worden gecorrigeerd, zodat een afkeur van de loonaangifte wordt voorkomen.

Het gaat om de volgende extra controles:

  • 244 - BSN 111222333, 111111110 en 123456782 zijn niet toegestaan. 
    Deze 3 fictieve nummers worden niet meer geaccepteerd in de loonaangifte. 
  • 245 - CAO is geen geldige CAO code. 
    Dit gaat om de cao code voor de loonaangifte. Of een cao code geldig is, wordt nu tijdsafhankelijk gecontroleerd. Als een code per 1-1 vervalt bijvoorbeeld, mag deze in januari niet meer worden aangeleverd. Deze controle wordt zowel op werkgever- als werknemerniveau uitgevoerd.
  • 246 - Loonkostenvoordeel is niet toegestaan indien de AOW gerechtigde leeftijd is bereikt.
    Het is niet toegestaan om de LKV aan te vragen als de werknemer de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt, de indicatie mag dus niet mee in de loonaangifte.
  • 247 - Er is een code ZVW K, L of M opgegeven, terwijl deze niet is toegestaan. 
    Een extra controle op de gekozen ZVW code o.a. i.c.m. herleidingsregels waarvoor geen ZVW geldt.

Er is ook een bestaande controle die wordt aangepast, nl:

  • 99 - BSN 0 is alleen toegestaan bij buitenlandse topsporters, artiesten en anonieme werknemers.
    De werknemer met een buitenlandse nationaliteit is komen te vervallen als uitzondering op deze controle.

Voor de duidelijkheid, bovenstaande meldingen ontstaan bij de verloning.
Ook in de proforma is het niet meer mogelijk om zonder BSN te verlonen. 

Voorbereidingen UPA overgang van diverse fondsen

In deze release zitten al de eerste voorbereidingen voor de overstap van pensioenfondsen naar het UPA Pensioenaangiftebericht. Je kunt al nieuwe externe partijen zien zoals TKP (UPA) en Centric (UPA). Of nieuwe externe fondscodes. Deze zijn nu nog niet te gebruiken. Richting de jaarovergang volgt er nog een testfase met de diverse partijen, waarna alles in 2020 in productie wordt genomen.

Tegen die tijd zullen we de wijzigingen nogmaals melden. De fondsen die nu per 2020 overgaan op UPA:

  • TKP - Detailhandel; Zoetwaren en Particuliere Beveiliging
  • Centric - Reisbranche; Betonprod. industrie; Meubelindustrie en Houthandel
  • Achmea - Zuivel
  • AZL - Levensmiddelen

Diverse kleine aanpassingen

  • Het is vanaf heden mogelijk om een document door maximaal zes personen te laten ondertekenen. Zie voor meer informatie Digitaal Ondertekenen.
  • Het leveranciersnummer voor het UPA Pensioenaangiftebericht wordt voortaan getoond bij openstaande en bevestigde berichten. Dit is het IdLcr. Je vindt het achter de Externe partij.

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 1