Update 4-8-2019

Volgen

De update van 4 augustus heeft succesvol plaatsgevonden. Hieronder zijn de aanpassingen opgesomd en voor je beschreven:

Overwerkregelingen uitgebreid

In sommige situaties is gebleken dat 5 overwerkregelingen niet voldoende is.
Vanaf deze release is het daarom mogelijk om maximaal 10 overwerkregelingen vast te leggen. Voorheen lag dit maximum op 5 overwerkregelingen.

Let op: Om deze nieuwe regelingen te kunnen gebruiken dienen wel componenten 4015 t/m 4019 aangemaakt te worden. Dit wordt niet automatisch gedaan. Momenteel zijn de hierbij behorende TvT componenten nog niet gedefinieerd. Deze volgen z.s.m. 

 

Automatisch verwijderen loonoutput gegevens

In het kader van de AVG treffen we momenteel voorbereidingen om de loonoutput gegevens ouder dan 7 jaar automatisch te gaan verwijderen. De instellingen kun je vanaf deze release muteren.
De feitelijke opschoning zal nog niet plaatsvinden. Hiervoor dienen in de komende releases nog aanpassingen te worden opgeleverd. We zullen je van de ontwikkelingen op de hoogte houden. 

Gegevens worden verwijderd per combinatie van administratie-jaar. Indien een verloningsjaar in zijn geheel meer dan 7 jaar in het verleden ligt en de indicatie is ingesteld op te verwijderen dan zullen de loonoutputgegevens bij die administratie voor dat jaar worden verwijderd. 's Nachts worden de automatische processen gedraaid die dit uitvoeren. Dit proces omvat de volgende gegevensgroepen:

• Loonruns
• Loonrunresultaten (per werknemer)
• Stroken
• Betaalbestanden
• Loonaangifte
• Pensioenaangifte
• Penioenaangifte APG
• Pensioenaangifte UPA
• Pensioenaangifte conform loonaangifte
• Journaalruns en resultaten
• Periodieke loonopgave (PLO)
• Werknemer cumulaties begin jaar
• Overig: oude ABP en PGGM gegevens

Deze functionaliteit is terug te vinden door op providerniveau te navigeren naar Algemeen
Hier kan worden gekozen uit de volgende opties:
- Ja (wel automatisch verwijderen)
- Nee (niet automatisch verwijderen)

mceclip1.png
Op administratieniveau benader je de functionaliteit via Algemene gegevens.
Hier kan worden gekozen uit de volgende opties:
- Ja (wel automatisch verwijderen)
- Nee (niet automatisch verwijderen)
- Niet afwijkend (Keuze op providerniveau wordt gevolgd)

mceclip0.png

Als default staat de indicatie op providerniveau op Nee en op administratieniveau op Niet afwijkend. Mocht je dus gebruik willen maken van deze functionaliteit voor al je administraties, zet de indicatie op providerniveau dan op Ja.

 

E-mailadressen voor nieuwe journaalmodule

Je kunt in het vervolg op providerniveau (Provider --> Providergegevens -->Overig --> Emailadressen) de
e-mailadressen vastleggen t.b.v. de nieuwe journaalmodule.
Dit kan voor de volgende acties:
- Journaalrun gereed
- Fouten in de journaalrun
- Journaalrun succesvol automatisch geëxporteerd

mceclip4.png

Rechten en producten structuur van de journaal modules aangepast

Met de introductie van de nieuwe journaalmodule werd een derde manier van journaliseren toegevoegd aan Loket.nl. Het is dus nodig om duidelijk onderscheid te  maken tussen de diverse manieren van journaliseren. Hiervoor hebben we een behoorlijke wijziging doorgevoerd in de applicatie. We hebben namelijk elke manier van journaliseren aan een afzonderlijk product gekoppeld.
Er zijn voor de 3 verschillende manieren van journaliseren afzonderlijke producten aanwezig nl.:

  • Journaal basis (938)
  • Journaalmodule (939)  i.p.v. Financieel (49)
  • Journaliseren (940) 

Daarnaast zijn er nieuwe rechten toegevoegd om met deze producten te kunnen werken:

  • Beheer journaal basis (bij product 938)
  • Raadplegen journaal basis (bij product 938)
  • Beheer journaalmodule (bij product 939)
  • Beheer journaalprofiel (bij product 940)
  • Raadplegen journaalprofiel (bij product 940)
  • Beheer journaalapplicatie (bij product 940)
  • Raadplegen journaalapplicatie (bij product 940)

Dit betekent dat alle journaalinput/output nu per product (on)zichtbaar kan worden gemaakt.

Op basis van de huidige inrichtingen van de diverse journaalmodules zal Loket.nl bepaalde journaal-producten activeren.
Voor het gebruik van journaal basis (938) wordt gekeken of er een standaard rekeningschema wordt toegepast (zie adm --> inrichting --> jaar 2019) of dat er regels journaalbasis op werkgeverniveau bekend zijn. Zijn deze er dan wordt journaal basis (938) geactiveerd.
Heb je in 2019 inrichtingsregels in de journaalmodule (zie journaalmodule --> administratie) dan zal het product journaalmodule (939) worden geactiveerd.
Als je in 2019 geen gebruik hebt gemaakt van journaal basis of van de journaalmodule dan zullen deze producten niet worden geactiveerd. In dat geval kan je direct gebruik gaan maken van het nieuwe journaalprofiel (940).  Je dient dit dan nog wel zelf toe te voegen bij betreffende werkgever.

Maak je gebruik van Autorisatie- en/of Productsets zorg er dan voor dat de juiste producten worden toegevoegd.  
Om verwarring bij de gebruiker te voorkomen adviseren we niet alle 3 de journaalmodules te activeren maar uitsluitend de optie waaraan behoefte is. Maak je nog geen gebruik van journaal activeer dan product Journaalprofiel (940)

 

Werkgevers kunnen de journaalinrichting onderhouden

Het inrichten en onderhouden van de nieuwe journaalmodule (product journaliseren(940))  was voorbehouden aan AK-gebruikers die hiervoor geautoriseerd waren. Naast de AK-gebruikers kunnen nu ook werkgevergebruikers de journaalinrichting onderhouden. (zie Werkgever- Beheer- Journaal) Het is voor WG-gebruikers niet mogelijk om zelf een nieuw journaalprofiel aan te maken. Dit moet nog steeds door een AK-gebruiker worden gedaan. Het inrichten van het betreffende journaalprofiel kan echter wél volledig door een WG-gebruiker worden gedaan.
Ook de gegevens m.b.t. de journaalapplicatie (zoals gebruikersnamen, wachtwoorden of OAuth-koppelingen) kunnen door de WG-gebruiker worden gemuteerd.
Om van deze nieuwe opties gebruik te kunnen maken zijn een aantal nieuwe rechten gedefinieerd,

  • Beheer journaalprofiel
  • Raadplegen journaalprofiel
  • Beheer journaalapplicatie
  • Raadplegen journaalapplicatie

 

Nieuw export voor import overzicht toegevoegd

We hebben een nieuw export voor import overzicht toegevoegd genaamd Variabele gegevens incl. Kp en Kd. Met behulp van dit overzicht is het mogelijk om een export te maken van de werknemers die een kostenverdeling (kostenplaatsen/kostendragers) kennen op basis van de normuren. Dit overzicht kan vervolgens als basis dienen om variabele componenten met een kostenplaats- kostendrager weer in te lezen.
1.jpg

Om de variabele gegevens te importeren is in het helpdeskportaal een nieuw sheet beschikbaar. (Klik hier)

 

Importeren variabele gegevens CSV vereenvoudigd en uitgebreid

Voor het importeren van de csv-bestanden t.b.v. de variabele gegevens kan voortaan één en dezelfde optie in Loket.nl worden gebruikt. Voorheen moest je een keuze maken tussen de import inclusief- of exclusief verdelingseenheden.  Nu kunnen de importbestanden zonder of met verdelingseenheden of kostenplaatsen en kostendragers via dezelfde optie worden geïmporteerd. Loket.nl beoordeelt op basis van het bestand wat er geïmporteerd moet worden.

 

Browser variabele gegevens houdt rekening met kostenplaatsverdeling bij normuren

Met ingang van deze release worden de opgegeven variabele componenten die via de browser zijn ingevoerd, weggeschreven naar het tabblad variabele gegevens inclusief de kostenplaats/kostendrager zoals opgegeven in het tabblad Verdeling journaal wanneer er gebruik wordt gemaakt van een verdeling op basis van normuren. 

Opgave van verdeling journaal op basis van normuren:

1.jpg

Opgave van een variabele via de browser:

3.JPG

Tabblad variabele gegevens bij de betreffende medewerker waarbij je kunt zien dat de variabele componenten zijn weggeschreven naar de ingestelde kostenplaats "Directie" en kostendrager "Breda".

2.JPG

 

Sortering grootboekrekeningen bij journaalverdeling aangepast

Bij het aanmaken van een verdelingsschema werden de grootboeknummers op een onlogische volgorde getoond. We hebben de sortering met ingang van deze release aangepast.
De sortering vindt nu plaats op basis van het grootboeknummer.

1.jpg

 

Exportmogelijkheden journaalprofiel

Met ingang van deze release is het mogelijk om op verschillende niveau's (provider, loonmodel en administratieniveau) een export te maken van de inrichting van een grootboekrekeningschema. 
Daarnaast is het ook mogelijk om een export te maken van het verdelingsschema, de kostenplaatsen, de kostendragers en het schema Koppeling kostenplaats en kostendrager.
De export wordt aangeboden in CSV formaat.

Zie onderstaand voorbeeld:

1.jpg

 

Overzicht journaalverdeling dienstverbanden

mceclip1.png

Op werkgeverniveau is een overzicht beschikbaar waarmee je inzicht krijgt in de verdeling naar kostenplaatsen/kostendragers per dienstverband. Deze vind je bij  Journaliseren --> Output
Om dit overzicht op te vragen heb je het recht Raadplegen Journaal of Beheer journaal nodig.

 

Aantal tekens in veld foutmelding in audittrail journaalrun uitgebreid

Voorheen werd bij eventuele foutmelding van een export journaalrun de foutmelding afgekapt op 255 tekens. Dit blijkt in sommige gevallen te summier. Het aantal tekens is uitgebreid naar 4000.

Het veld jaar in dossier standaard gevuld

Wanneer je een nieuw document upload in het werknemerdossier/werkgeverdossier wordt nu voortaan standaard het veld jaar gevuld met het jaartal van het huidig kalenderjaar.
mceclip0.png

 

Tonen premiepercentages fondsen op loonstrook

Met ingang van deze release worden de premiepercentages van fondsen 26 tot en 35 op de loonstrook gepresenteerd. 

Inhoud mail Gebruikersnaam vergeten? aangepast

We hebben de inhoud van het standaard mailbericht Gebruikersnaam vergeten? aangepast.
In de tekst stond namelijk achter de gebruikersnaam een punt. Voor de werknemer was het niet duidelijk of dit nog bij de gebruikersnaam hoorde. Door deze punt te verwijderen en door een enter te plaatsen achter de gebruikersnaam, hopen we meer duidelijkheid te geven.

Zie onderstaand voorbeeld:

mceclip1.png

 

ORT berekening over overwerk- en ziekte-uren

In een aantal CAO's moet tijdens ziekte of bij opname van verlofuren het salaris over de verlof- en ziekte uren worden verhoogd met een gemiddelde toeslag voor de ORT. In deze release hebben we een berekening toegevoegd waardoor Loket.nl de gemiddelde ORT over een referteperiode van 6 periodes per normuur bepaalt. Dit resultaat wordt bij het vastleggen van ziekteuren e/o vakantieuren in de salarisberekening mee genomen en onder 2 nieuwe looncomponenten betaald. Daarnaast zijn er 2 extra componenten toegevoegd waarmee je de verlof- en ziekteuren ORT kunt vermelden tbv het berekenen van de ORT toeslag.  Klik hier voor meer informatie. 

De extra ORT-componenten zullen worden toegevoegd aan de CAO's waar deze van toepassing is.
De nieuwe berekening zal pas per 1 januari 2020 in de betreffende CAO's worden doorgevoerd. Mocht je zelf de nieuwe regeling al willen toepassen dan kun je deze op loonmodel- of administratieniveau activeren. 

 

Nieuwe webservicepartij KidsVision toegevoegd

Met ingang van deze release is het mogelijk om een koppeling aan te vragen voor KidsVision.
Kidsvision is een applicatie specifiek voor de kinderopvangbranche. 
Meer informatie hierover vind je op onze website: https://www.loket.nl/koppeling/kidsvision/

 

Kleine aanpassingen UPA berichten

  • In Loket.nl kun je meerdere UPA pensioenaangiften achter elkaar aanmaken voor één loonheffingennummer. Die berichten worden dan op hetzelfde moment verstuurd naar de externe partij. Dat levert vaak problemen op bij de verwerking van deze berichten. Daar hebben we een aanpassing op doorgevoerd, zodat de berichten van hetzelfde loonheffingennummer niet meer dezelfde datum- tijd meekrijgen en dus gewoon verwerkt worden.
  • Bij het individueel (!) aanmaken van UPA berichten zal vanaf nu een check worden gedaan of er minimaal 1 externe fondscode is gevuld op werkgeverniveau die hoort bij de externe partij van de werkgever. Is dat niet het geval, volgt de volgende foutmelding:Fout_UPA_externe_fondscode_2.png
  • Voor UPA-PFZW berichten wordt bij het individueel (!) aanmaken van het UPA bericht een controle gedaan op de aanwezigheid van een Cao code voor loonaangifte. Dit gebeurt op verzoek van PGGM. Is er geen cao code voor loonaangifte gevuld, dan volgt volgende melding bij het individueel aanmaken:Fout_UPA_PFZW_cao_code.png
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 4 van 4