Persoonsgegevens dienen zorgvuldig en correct te worden verwerkt, bewaard en vernietigd. Maar wanneer moeten persoonsgegevens vernietigd worden? Hoe zorg je ervoor dat dit zorgvuldig gebeurd? En hoe voorkom je dat personeelsdossiers stukken bevatten die al vernietigd hadden moeten worden? Met de komst van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) wordt het steeds belangrijker dat je je houdt aan de wettelijke vernietigingstermijnen. Een belangrijke eis die volgt uit de AVG is dat personeelsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk. Let op: de boetes voor het overtreden van de AVG liegen er niet om.
Wij kunnen je hierbij helpen!
- Door gebruik te maken van Qwoater Extended worden de vernietigingstermijnen automatisch bewaakt. Zo heb je hier zelf geen omkijken naar. De vernietigingstermijnen van de documenten in de werknemersdossiers worden bewaakt. Het werkgeversdossiers wordt niet bewaakt op vernietigingstermijnen, omdat daar in beginsel geen persoonsgegevens in staan.
- De datum waarop een document vernietigd wordt, is afhankelijk van de uitdiensttredingsdatum van een werknemer zoals die in Loket.nl geregistreerd is, in combinatie met het type document.
- Qwoater heeft de vernietigingstermijnen met de grootst mogelijke zorgvuldigheid afgeleid van wet- en regelgeving. Daarbij worden de privacy by defaulten privacy by design beginselen vanuit de AVG toegepast wat er in resulteert dat documenten niet langer dan twee jaar na uitdiensttreding worden bewaard, tenzij wet- of regelgeving een langere bewaartermijn voorschrijft.
- Vernietigingstermijnen worden gehandhaafd voor werknemers die vanaf 01-01-2017 uit dienst zijn gegaan.
In de bijlage vind je een overzicht met de vernietigingstermijnen behorend bij de verschillende documenttypes.