In dit artikel leer je hoe je declareren instelt voor een klant die werkt met Clever. Je leest welke producten en rechten je nodig hebt, hoe je componentensets aanmaakt en koppelt, hoe je per medewerker een afwijkende set instelt en hoe je componentnamen aanpast voor duidelijkheid.
1. Welke producten en rechten zijn nodig?
Om declareren in Clever mogelijk te maken, activeer je op werkgeverniveau in Loket.nl de volgende producten:
- Muteren door werknemer
- Workflow editor
- Dossiervorming Qwoater (Lite of Extended)
Daarnaast wijs je op gebruikersniveau de juiste rechten toe, zoals beschreven in het artikel ➔ Gebruikersrechten instellen voor Clever.
Ga naar ➔ HRM ➔ Dossiervorming ➔ Autorisatiematrix en vink bij de juiste gebruikersgroepen de categorie Declaratie aan. Dit is nodig om declaraties met bijlagen (zoals bonnetjes) goed te kunnen verwerken.
2. Componentenset aanmaken en koppelen
Ga naar ➔ Beheer ➔ Componentensets en voeg een nieuwe componentenset toe met als soort Loonresultaten. Voeg de componenten toe die beschikbaar moeten zijn voor medewerkers.
Koppel deze set vervolgens aan de juiste administratie via ➔ Arbeidsvoorwaarden ➔ Administraties. Selecteer bij ‘Mutatieset’ de juiste componentenset.
3. Afwijkende declaratieset per medewerker
Wil je een medewerker een andere set componenten geven dan de standaard? Ga dan naar ➔ HRM ➔ Dienstverband ➔ Toon meer ➔ Mutatieset ESS en selecteer daar de afwijkende set.
4. Componentnamen aanpassen voor duidelijkheid
Maak componenten herkenbaar voor medewerkers door namen aan te passen. Ga hiervoor naar ➔ Diversen ➔ Clever op administratieniveau. Gebruik duidelijke benamingen, zoals ‘Kilometervergoeding woon-werk’ of ‘Lunch onderweg’.
5. Kilometers combineren in één component
Gebruik km.totaal als je belaste en onbelaste kilometers wilt combineren. Clever haalt automatisch het juiste bedrag op uit de instellingen bij de medewerker.
Controleer de juiste bedragen bij ➔ Medewerker ➔ Arbeidsvoorwaarden ➔ Beloning ➔ Toeslagen en inhoudingen voor component 101 en 102.
Veelgestelde vragen
Op basis waarvan wordt de kilometervergoeding berekend?
Clever gebruikt Microsoft Azure Maps om de afstand te berekenen tussen twee adressen. In Loket.nl kun je instellen of de kortste of snelste route moet worden gebruikt. Clever haalt deze instelling automatisch op bij het berekenen van de vergoeding.