Voordat je Clever inricht voor een klant, is het belangrijk om hun wensen en werkwijze goed in kaart te brengen. In dit artikel lees je welke vragen je kunt stellen, en zie je drie herkenbare situaties die je helpen om Clever gericht en effectief in te richten.
Waarom eerst goed afstemmen met je klant?
Clever biedt veel flexibiliteit. Je kunt workflows instellen, rollen toewijzen en bepalen welke functionaliteiten je klant gebruikt. Maar om dat goed te doen, moet je eerst weten hoe het er bij de klant nu aan toegaat. Met een paar gerichte vragen breng je dit snel in kaart.
Vragen die je kunt stellen aan je klant
- Preboarding: Hoe worden nieuwe medewerkers nu aangemeld? Ontvangen jullie tijdig alle gegevens vóór de eerste werkdag?
- Workflows: Hoe worden mutaties of wijzigingen nu doorgegeven? Wie is verantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van deze aanvragen?
- Declaraties: Hoe dienen medewerkers nu declaraties in? Gebeurt dit nog via e-mail of papieren formulieren?
- Verlof: Hoe wordt verlof nu aangevraagd en verwerkt? Is er inzicht in teamverlof of komt het vaak voor dat verlof dubbel wordt aangevraagd?
- Rollen en goedkeuringen: Moeten bepaalde mutaties worden goedgekeurd door HR of directie? Wie mag welke acties uitvoeren in het proces?
Voorbeeldsituaties
Klant A – MKB met veel seizoensmedewerkers
Deze klant werkt met tijdelijke krachten die vaak kort in dienst zijn. Gegevens komen nu binnen via WhatsApp, e-mail of Excel. Clever wordt ingericht met:
- Preboarding voor het aanleveren van ID en loonbelastingverklaring
- Workflows voor mutaties zoals adreswijziging en declaraties
- De Digitale HR-assistent voor veelgestelde vragen
Voordeel: minder handmatige verwerking en alles direct op één plek.
Klant B – Klein team, weinig wijzigingen
Deze klant heeft weinig mutaties, maar wil wel grip op declaraties. Clever wordt ingericht met:
- Workflow voor declaraties met goedkeuring door de directeur
- Declaratiecomponenten met herkenbare namen
- Verlofaanvragen en teamoverzicht via de kalender
Voordeel: meer overzicht en minder losse mailtjes.
Klant C – Grotere organisatie met meerdere rollen
Deze klant heeft HR, directie en teamleiders die allemaal een rol spelen in het HR-proces. Clever wordt ingericht met:
- Rollen voor HR, Directie en Afdelingshoofden
- Workflows met meerdere stappen (bijvoorbeeld goedkeuring en controle)
- Procesbeheer voor inzicht in openstaande taken
Voordeel: heldere verantwoordelijkheden en direct inzicht in de status van wijzigingen.
Tip: Noteer bij de inrichting altijd wat de klant belangrijk vindt en hoe je Clever daarop hebt afgestemd. Zo zorg je voor herkenning en tevredenheid bij gebruik.