Rollen in Clever
Wanneer je nog meer uit de workflow editor wilt halen is het mogelijk om specifieke rollen aan te maken.
Dit doe je door op providerniveau een rol aan te maken.
Provider ➔ Beheer ➔ Rollen
Door op het plusje rechtsboven te klikken kun je nieuwe rollen aanmaken.
Er zijn 2 rollen vooraf gedefinieerd als Loket.nl standaard:
• HR
• Salarisprofessional
Om deze rollen te koppelen aan een gebruiker navigeren we naar rollen in het werkgevertabblad.
Werkgever ➔ Gebruikers➔Rollen
Hier zie je de lijst met rollen die op providerniveau is aangemaakt. Wanneer je op een rol klikt kun je de gebruikers wijzen die zijn toegewezen aan deze rol.
Navigeer nu terug naar de inrichting van de workflow editor.
Werkgever ➔ Beheer ➔ Workflows
Wanneer je nu een van de workflows uit Clever open klikt en naar de uitvoerder(s) kijkt zie je dat de lijst scrollbaar is en er een aantal rollen staan uitgewerkt.
Selecteer de rol die deze actie moet uitvoeren en klik op opslaan.
Workflow inrichten
Om de werknemer zelf wijzigingen in te laten dienen kun je gebruik maken van de Workflow editor. De medewerker kan op 4 verschillende items een wijziging indienen:
• Update adres medewerker
• Update burgerlijke staat medewerker
• Update contactgegevens medewerker
• Update contactpersonen medewerker
Inrichting van het product Workflow editor
Om hier gebruik van te maken dien je op werkgeverniveau bij beheer het product ‘Workflow editor’ aan te zetten.
Nadat het product aan is gezet zie je bij beheer een nieuw tabblad. Dit tabblad geeft het product ‘Workflows’ weer. Je zult zien dat alle Workflows op niet actief staan. Wanneer de workflows op actief worden gezet ziet de medewerker in Clever een penceeltje waarmee de eigen gegevens aangepast kunnen worden. Alle stappen worden hierna gevolgd zoals ingericht in de workflow editor.
Er zijn 3 verschillende opvolgingen mogelijk:
• Notificatie
• Taak
• Goedkeuring
Bij een notificatie ontvangt de rol zoals ingegeven een email.
Bij een taak ontstaat er een taak voor de verantwoordelijke in het takencentrum.
Bij een goedkeuring moet de verantwoordelijke de taak goedkeuren in het takencentrum.
• Er zijn 3 gebruikerstypen toe te wijzen aan Workflows:
o Providergebruiker
o Werkgever
o Afdelingsmanager
• Naast de 3 gebruikerstypen kunnen er specifieke rollen aangemaakt op Provider niveau ook worden toegewezen aan Workflows. Zie hiervoor hoofdstuk Rollen.
Wanneer er een taak of goedkeuring in het takencentrum wacht op behandeling ziet de medewerker dat de wijziging is ingediend in Clever. De rol die is geselecteerd voor het afhandelen van de stap dient vanuit het takencentrum opvolging te geven om het proces verder in werking te laten gaan.
Er zijn tot 6 stappen toe te voegen op de workflows.