Muteren door werknemer
Om werknemers zelf declaraties in te laten dienen moet het product Muteren door werknemer aan worden gezet op werkgeverniveau.
Inrichting
Om declaraties in te laten dienen door werknemers zijn er een aantal producten nodig:
• Dossiervorming door Qwoater* *(dossiervorming heb je nodig om bonnetjes te kunnen uploaden)
• Muteren door werknemer: Om een medewerker declaraties in te laten dienen moet er een componentenset aangemaakt worden.
Dit doe je bij Beheer → Componentensets.
Klik op het plusje om een componentenset aan te maken. Maak een omschrijving, bijvoorbeeld: mutatieset werknemer en selecteer bij de soort Loonresultaten.
Kies de componenten welke een medewerker mag indienen.
Ga hierna naar Arbeidsvoorwaarden → Administraties en klik op Administratie voor verwerking. Scroll naar beneden en selecteer de standaard mutatieset WNL. Deze set zal standaard zichtbaar worden in Clever.
Afwijkende componentnamen in Clever
In de Loket.nl Classic weergave kun je op werkgeversniveau voor de werkgever aanvullende inrichting doen. Ga naar de werkgever in kwestie op administratieniveau en klik op Diversen. Onder Diversen vind je het tabblad Clever. Hier kun je de declaratie componenten een afwijkende naam geven zodat deze duidelijker worden voor medewerkers die Clever gebruiken.
Kilometers declareren in Clever
Bij component afwijkende inrichting kun je instellen hoe de kilometer berekening gemaakt wordt. Je kunt hier per kilometercomponent kiezen tussen de snelste en kortste route. De automatische kilometer berekening in Clever houdt rekening met deze inrichting.
Om de kilometerberekening ‘van – naar’ in te stellen dien je de afwijkende inrichting in te stellen. Wanneer je deze afwijkende inrichting niet in regelt, wordt de ‘van – naar’ declaratie niet getoond.
Kilometers belast en onbelast in één declaratie
Kilometerdeclaraties kunnen uitgesplitst worden in twee categorieën:
• Kilometers belast
• Kilometers onbelast
Vanaf heden is het mogelijk om deze te combineren. Wanneer je bijvoorbeeld bij de kilometerdeclaraties een hoger bedrag wil uitkeren dan wettelijk voorgeschreven. Om de kilometerdeclaraties te combineren richt je component 1141 - km.totaal in. Je kunt component 1141 selecteren in de muteerset werknemer. Je kunt dan de kilometers belast en onbelast deselecteren zodat alleen de km.totaal component zichtbaar is voor de medewerker.
Component 1141 haalt de waardes op van component 101 en 102 die zijn ingevuld bij beloning op het medewerkersprofiel.
Medewerker ➔ Arbeidsvoorwaarden ➔ Beloning ➔ Toeslagen en inhoudingen
De inrichting van deze vergoedingen kun je standaard inrichten voor nieuwe werkgevers door in Classic gebruik te maken van profielen.
Classic ➔ Adm ➔ Zoek op de werkgever ➔ Regelingen ➔ Profiel
Hier kun je een profiel inrichten wat je kunt selecteren bij het aanmaken van een nieuwe medewerker.
Meer weten of het inrichten van declaraties? Ga dan naar: Declaraties / mutaties – Loket.nl helpdesk