In Loket Classic kun je op werkgeverniveau één of meerdere gebruikers WG aanmaken.
Via Werkgever -> Gebruikers kunnen gebruikers van de werkgever aangemaakt worden.
Kies bij inlog methode website voor Via Website en SSO.
Om een nieuwe gebruiker uit te nodigen vul je eerst de benodigde gegevens in waarbij de velden Voorletters, Achternaam en Email verplicht zijn. Klik vervolgens op de button Uitnodigen om de nieuwe gebruiker via e-mail uit te nodigen.
Nadat gekozen is voor de optie Uitnodigen volgt nog een extra stap ter beveiliging van de uitnodiging. Vul, ter verificatie, het mobiele telefoonnummer in van de gebruiker die je wenst uit te nodigen. Gebruik een geldig Nederlands telefoonnummer (10 cijfers aaneengesloten invoeren), of voor een internationaal telefoonnummer het volgende formaat: +32612345678. Let op: het telefoonnummer wordt niet opgeslagen bij de gebruiker.
Na deze actie kies je voor Uitnodiging versturen en de e-mail wordt daadwerkelijk verstuurd, je komt als gebruiker terug op onderstaand scherm.
Verplicht stellen van two-factor authenticatie
Het is mogelijk om de two-factor authenticatie actief af te dwingen voor gebruikers. Dit kan al bij het aanmaken van de nieuwe gebruiker. Wanneer je dit doet, dan is het raadzaam om de e-mailtekst aan te passen die gestuurd wordt na het het uitnodigen van een nieuwe gebruiker. Op deze manier kun je de gebruiker op de hoogte stellen van de two-factor functionaliteit. Verwijs gerust naar dit artikel.
LET OP: na 4 dagen vervalt de activatielink in de e-mail en kan de nieuwe gebruiker niet verder.
Via de optie Uitnodiging opnieuw versturen kan je de e-mail nogmaals versturen. Vul hiervoor nogmaals het juiste telefoonnummer in ter verificatie. Is de uitnodiging onterecht? Kies dan voor de optie Uitnodiging intrekken om deze weer ongedaan te maken. Heeft een nieuwe gebruiker een gebruikersnaam en wachtwoord gekozen en daardoor de mogelijkheid om in te loggen? Via de optie Blokkeren is het als werkgever of provider mogelijk om deze persoon de toegang tot Loket.nl te ontzeggen.
Bij een geblokkeerde gebruiker ontstaat direct de keuze Deblokkeren om deze actie ongedaan te maken. De gebruiker kan hierna weer met dezelfde credentials inloggen.
In de signalering bij de gebruiker is te zien wat de status is van de uitnodiging of van de gebruiker:
Let op: Zorg dat je direct na het versturen van de e-mail o.a. de juiste rechten en signalen aan de gebruiker koppelt!
Daarnaast is het belangrijk dat je de afdelingsmanager gelijk aan de juiste afdeling hangt, omdat de afdelingsmanager anders toegang heeft tot de gegevens van alle werknemers.
N.b. er zijn meldingen van klanten dat de verificatie sms niet aankomt bij sommige buitenlandse telefoonnummers. De meest-gebruikte landcodes zoals Nederland, België hebben ondervinden hier géén last van.
Acties van de nieuwe gebruiker WG
Nadat de gebruiker is uitgenodigd, krijgt de nieuwe gebruiker een e-mail met daarin een activatielink. Zodra de gebruiker op deze link klikt, verschijnt onderstaande scherm en wordt naar het telefoonnummer dat de provider heeft ingevoerd bij de uitnodiging een sms bericht gestuurd met daarin een code. Vul deze code in op onderstaand scherm en kies voor Bevestigen.
Als nieuwe gebruiker kies je voortaan zelf je gebruikersnaam en wachtwoord. Let op: de gebruikersnaam moet uniek zijn. Achter het i icoontje staat beschreven waar een gebruikersnaam en wachtwoord aan moet voldoen.
Nadat je 2 keer hetzelfde wachtwoord hebt gekozen, kies je voor creëer en je kunt direct inloggen met de zojuist gekozen credentials.
Wanneer je uitgenodigd wordt om gebruiker te worden van Loket.nl, vragen we je voornaam en je functie. Dit vragen wij om de onze applicatie te personaliseren en om meer inzicht te krijgen in de rol van onze gebruikers. De rol die je ingeeft, heeft geen invloed op de rechten die jij hebt en hoeft ook niet aangepast te worden wanneer je een nieuwe functie of rol krijgt in de organisatie.
Ook is er een optie om je te abonneren op de nieuwsbrief. Heb je dit tijdens de eerste registratie niet gedaan? Dan kun je dit eenvoudig dit eenvoudig via deze link later nog doen.
Toegang tot meerdere werkgevers
Let op, het is niet mogelijk om met één gebruiker zowel gebruiker werkgever als afdelingsmanager te zijn.
Werkgever gebruiker
Als een gebruiker WG toegang krijgt tot meerdere werkgevers dan kan dit via de volgende functionaliteit, Werkgever -> Gebruikers -> Toegang tot meerdere werkgevers-> Geef bestaande werkgevergebruiker toegang tot deze werkgever.
Afdelingsmanager
Als een afdelingsmanager toegang krijgt tot meerdere werkgevers dan kan dit via de volgende functionaliteit, Werkgever -> Gebruikers -> Toegang tot meerdere werkgevers-> Geef bestaande afdelingsmanager toegang tot deze werkgever.
Blokkeren of verwijderen
Indien je een gebruiker WG blokkeert dan geldt dat voor alle werkgevers waartoe hij/zij toegang heeft.
Indien je een gebruiker WG verwijdert dan geldt dat alleen voor die betreffende werkgever.
Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.