Dossiervorming Loket.nl

Volgen

Met de module Dossiervorming kun je een digitaal werkgever- en werknemerdossier aanmaken. Zo kun je o.a. arbeidsovereenkomsten, identiteitsbewijzen, CAO-teksten en bedrijfsreglement in Loket.nl opslaan en raadplegen onafhankelijk van tijd en locatie.

Vanaf 1-1-2015

Dossiervorming (product 340) zal in Loket.nl vervangen worden door Qwoater (product 904). Qwoater biedt meer voordelen dan Dossiervorming (340) en zal op termijn product 340 in zijn geheel vervangen.

Start je voor het eerst met digitale dossiervorming of wil je overstappen op Qwoater? Raadpleeg dan het artikel over Qwoater en/of het artikel Conversie Dossiervorming Loket.nl naar Qwoater (het laatstgenoemde artikel staat nog in concept).

Product en autorisatie

Alvorens gebruik te kunnen maken van digitale dossiervorming zal de module Dossiervorming (340) en optioneel Personeelsdossier in ESS (790) op werkgeverniveau geactiveerd moeten worden. Je kan een module activeren via Werkgever -> Beheer -> Producten -> Beschikbaar product totaal.

Om gebruik te maken van de module Dossiervorming moeten tevens rechten geactiveerd worden (afhankelijk van de bevoegdheid van de gebruiker).

Meer informatie >>

Omvang dossier

Op werkgeverniveau zal een gebruiker eerst, onder Beheer -> Dossiervorming -> Werkgeverdossiervorming het aantal MB moeten vastleggen dat door de gebruiker gebruikt mag worden om documenten op te slaan. Met de uploadlimiet kan het maximale aantal MB's worden opgegeven waarna automatisch wordt bijgehouden hoeveel verbruikt is en wat nog resteert. Als alles is verbruikt kan het maximale aantal MB's worden verhoogd. De status van de uploadlimiet, uploadverbruik en uploadbeschikbaarheid kun je hier raadplegen. Voor het verwijderen van MB's moet je een ticket insturen.

 

Definiëren Dossiercategoriën

Onder Dossiercategorie kunnen documentcategorieën worden gedefinieerd. Deze dossiercategorieën kunnen worden gebruikt om bepaalde soorten documenten te groeperen. Naast de dossiercategorie kan worden vastgelegd van welk product de categorie afhankelijk is. In het dossier kunnen documenten worden opgeslagen in diverse formaten zoals bijvoorbeeld docx, jpg, pdf of xml.
Indien het de bedoeling is dat werknemers ook via het Werknemerloket toegang krijgen tot documenten adviseren wij zoveel mogelijk pdf bestanden te gebruiken.
Per categorie is het mogelijk om vast te leggen wat voor soort gebruiker deze documenten mag raadplegen.

De categorieën kun je definiëren via: Werkgever -> Producten -> Dossiervorming.
De volgende indicaties zijn opgenomen:

  • Zichtbaar provider: De categorie is zichtbaar voor een gebruiker AK.
  • Zichtbaar werkgever: De categorie is zichtbaar voor een gebruiker WG.
  • Zichtbaar afdelingschef: De categorie is zichtbaar voor een afdelingschef.
  • Zichtbaar werknemer: De categorie is zichtbaar voor de werknemer in het Werknemerloket.

Vanzelfsprekend is de toegankelijkheid van een gebruiker tot de documenten in een categorie ook afhankelijk van de autorisatie van de gebruiker tot dossiervorming in zijn algemeen. De indicaties gelden voor alle documenten in de desbetreffende categorie.

 

Werkgeversdossier

Nadat documentcategorieën zijn gedefinieerd kan op werkgeverniveau onder HRM -> Werkgeverdossier een werkgeversdossier worden aangemaakt.
Via de optie Toevoegen kan een document worden toegevoegd waarin onder andere de categorie en het te uploaden bestand kan worden opgegeven. Zodra er een vervaldatum is ingevuld zal er op het ingestelde signaalmoment automatisch een signaal aangemaakt worden.

Nadat in dit scherm wordt gekozen voor het icoon Opslaan zal het document in het werkgeverdossier worden opgeslagen.

Nadat de documenten in het dossier zijn geplaatst zijn ze altijd weer beschikbaar voor download. Kies hiervoor een document in de lijst en druk vervolgens op de knop

 

Werknemersdossier

Werknemersdossiers kun je op identieke wijze aanleggen. De dossiers worden op werknemerniveau vastgelegd via Selecteer het dienstverband -> HRM -> Werknemersdossier. 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 1