De Revolutie in HR- en Salarisadministratie
In de dynamische wereld van HR en salarisadministratie is efficiëntie de sleutel tot succes. Loket.nl heeft de oplossing gecreëerd om deze efficiëntie aanzienlijk te verhogen: de Workflow Editor. Dit innovatieve instrument biedt aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen, vermindert de kans op menselijke fouten en maximaliseert de productiviteit.
Toegevoegde Waarde van automatisering
De Workflow Editor stelt de werkgever in staat om dynamische processen te automatiseren. Het transformeert HR-taken, zoals het bijwerken van persoonlijke gegevens van medewerkers, in een reeks eenvoudige, snelle en vooral foutloze stappen.
Product en Rechten
Om toegang te krijgen tot de Workflow Editor, moet het product 'Workflow Editor' geactiveerd zijn en moeten gebruikers over de juiste rechten beschikken:
1. Beheer Workflow Editor: Voor het aanmaken en aanpassen van workflows.
2. Raadplegen Workflow Editor: Voor het inzien van workflows zonder de mogelijkheid om wijzigingen door te voeren.
Diverse typen workflow stappen
Het hart van Loket.nl's workflow-editor zijn de gevarieerde stappen die je kunt gebruiken om een naadloos proces te creëren:
1. Notificatie: Houdt alle relevante partijen op de hoogte met een geautomatiseerde e-mail wanneer een actie vereist is.
2. Goedkeuring: Verzeker dat wijzigingen en verzoeken worden gecontroleerd en goedgekeurd door de juiste uitvoerders.
3. Taak: Zet specifieke acties uit bij de bepaalde uitvoerders, met gedetailleerde instructies voor een efficiënte voltooiing van het proces.
De 'Taak'--stappen kunnen worden voorzien van een omschrijving om duidelijkheid te verschaffen over de verwachtingen en nodige acties.
De 'goedkeur' en 'Taak'-stappen worden voor de uitvoerder getoond in het takencentrum. Dit onder 'Wijzigingen'. Zie onderstaand voorbeeld.
Let op: E-mail sturen
Een belangrijke noot bij het instellen van e-mailnotificaties: als u kiest voor e-mailmeldingen binnen een workflowstap, worden alle ingestelde uitvoerders per e-mail op de hoogte gebracht. Dit betekent dat alle gekoppelde werkgevergebruikers, afdelingsmanagers of providergebruikers die de stap moeten uitvoeren, dezelfde mail ontvangen. Dit verbetert de communicatie, maar overweeg zorgvuldig of dit voor elke stap nodig is.
Uitvoerders: Cruciaal voor succesvolle workflows
De uitvoerders vervullen een fundamentele rol binnen elke stap van uw workflow:
· Werkgevergebruikers:
Zij beheren de processen vanuit bedrijfsoogpunt en zorgen voor een uniforme bedrijfscultuur en -beleid. Dit zijn alle werkgevergebruikers voor deze werkgever.
· Afdelingsmanagers:
Zij beheersen de taken binnen hun afdeling, verzekeren dat team-specifieke beleidsregels worden opgevolgd.
· Providers:
Providergebruikers die ondersteuning bieden, houden toezicht op de workflows vanuit een objectieve, gespecialiseerde positie. Dit zijn alle providergebruikers gekoppeld aan de werkgever.
Ter info: Op een later moment voegen we hier de mogelijkheid toe om zelf rollen te definiëren zodat je acties flexibeler kunt toewijzen.
Standaardisatie en Flexibiliteit
Loket.nl biedt een standaard workflow die als basis kan dienen voor de meeste processen. Mocht je echter besluiten terug te willen naar de oorspronkelijke instellingen, dan kunt u dit eenvoudig herstellen door 'Loket-standaard toepassen' te selecteren.
Ondersteunde processen voor geautomatiseerd beheer
De Workflow Editor ondersteunt op dit moment al een aantal processen die cruciaal zijn voor het beheren van personeelsgegevens:
- Update adres medewerker
- Update burgerlijke staat medewerker
- Update contactgegevens medewerker
- Update contactpersonen medewerker
Elk van deze processen kan met precisie en efficiëntie worden beheerd, waardoor de gegevensintegriteit en bedrijfscompliance worden verzekerd. Uiteraard zal in een latere fase hier nog meer processen aan toegevoegd worden. Denk bijvoorbeeld aan het kunnen wijzigen van de IBAN.
Tips & Tricks voor maximale effectiviteit
- Maak gebruik van duidelijke omschrijvingen bij taken en/of goedkeuringsstappen.
- Overweeg zorgvuldig het gebruik van e-mailnotificaties om te voorkomen dat gebruikers overladen worden met e-mailberichten.
- Maak strategisch gebruik van de Loket.nl-standaardworkflow en pas deze aan waar nodig voor specifieke bedrijfsprocessen van je klant.