Voor een actie bestaat de mogelijkheid om hiervan e-mailberichten te genereren. In de volgende gevallen kunnen mailberichten worden verstuurd:

1. Verloning
2. Loonaangifte
3. Werknemerloket
4. Jaaropgave
5. Verlofaanvraag
6. Signalen
7. Pensioenaangifte
8. Journaliseren
9. Overig

In Loket.nl kan per bovengenoemde categorie (voor afwijkende teksten) een afzonderlijk e-mailbericht en een andere afzender worden gedefinieerd via Loket.nl -> Werkgever -> Beheer -> Emailteksten.

 

HTML code

Voor een juiste layout dient de tekst in HTML opmaak te worden opgenomen. Hierbij enkele voorbeeldcodes:

• Enter:     <br/>
• Link:       <a href="url">link tekst</a>
• Logo:     <img align=“none” src=“http://www.loket.nl/voorbeeld.jpg" alt=“Naam van logo" style="width:300px;height:200px">
• Bold:      <b>Deze tekst is vetgedrukt.</b>  of  <strong>Deze tekst is vetgedrukt.</strong>
• Cursief:  <i>Deze tekst is cursief.</i>  of  <em>Deze tekst is cursief.</em>
• Kleur:     <font color="#339900">Hier komt de tekst.</font>

Van onderstaande voorbeelden is de gehele HTML code terug te vinden in de bestanden voorbeeld1.txt, voorbeeld2.txt, etc. onderaan dit bericht. Aandachtspunt bij het gebruik van afbeeldingen (zoals een logo) in de e-mailtekst: de afbeelding dient voor de ontvanger openbaar beschikbaar te zijn op het internet anders kan deze niet worden getoond.

Voorbeeld 1:	Voorbeeld 2:
Voorbeeld 3:	Voorbeeld 4:

 

HTML Tool

Het werken met een html code oogt lastig. Om het makkelijker te maken, kun je gebruik maken van diverse online tools. Hieronder is één hiervan toegelicht.

Stap 1:
Ga naar de URL:   https://www.tiny.cloud/docs/demo/full-featured/. 

Stap 2:
Verwijder alle tekst in het aangegeven venster.

Stap 3:
We starten de e-mailtekst met het te gebruiken logo. Klik in de tool op het afbeeldingsicoon.

Stap 4:
Het is niet mogelijk om een lokale afbeelding te gebruiken. De afbeelding dient dus online te staan. Zorg er daarnaast voor dat het een .jpg afbeelding is.

Zoek de afbeelding online op en klik met je rechtermuisknop op de afbeelding, kies vervolgens voor de optie "Adres van afbeelding kopiëren". Plak vervolgens deze informatie in het veld Source.

Zorg dat je bij Width (breedte) 150 aanhoudt. De Height (hoogte) wordt automatisch aangepast op basis van de opgegeven waarde bij Width. Druk vervolgens op Save.

Stap 5:
Het logo staat nu bovenaan de pagina. Begin vervolgens met het opmaken van de tekst.

Stap 6:
Wanneer je gereed bent met het opmaken van de tekst dient de tekst omgezet te worden naar HTML (source). Dit doe je door naar Tools te gaan en te kiezen voor Source code.

 

Stap 7:
Kopieer vervolgens de weergegeven source code en plak dit in Loket.nl bij de betreffende e-mailtekst.
Als voorbeeld kun je de .txt bestanden bekijken die onderaan deze pagina staan.

 

Voorbeeld teksten

Hieronder volgen een aantal voorbeelden van de verschillende e-mailteksten per type die voor jou als werkgever interessant kunnen zijn.

 

Ess loonstrook beschikbaar:

Onderwerp: Er staat een nieuwe loonstrook voor je klaar

Beste medewerker,

Er staat een nieuwe loonstrook voor je klaar in Werknemerloket.
Ga naar https://werknemer.loket.nl en log in met je persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord om deze loonstrook te kunnen raadplegen.

Wil je meer weten over de termen die op je loonstrook staan? Klik dan hier voor een handige uitleg.

Hartelijke groet,

{1}

 

Verklaring cijfers

{1}= Naam werkgever

 

WNL toegang verlenen:

Onderwerp: Altijd online toegang tot al je loonstroken en jaaropgaven

Beste medewerker,

Nooit meer een jaaropgave kwijt of rondslingerende loonstroken, want vanaf nu heb jij toegang tot het Werknemerloket! In het Werknemerloket staan al je loonstroken en jaaropgaven van {WerkgeverNaam} veilig online opgeslagen. Zo kun je documenten als deze altijd opzoeken en downloaden. 

Via onderstaande persoonlijke toegangslink maak je eenvoudig een account aan voor het Werknemerloket. Je hoeft alleen nog een gebruikersnaam en wachtwoord te kiezen. Denk bij het aanmaken van je account aan de veiligheid: kies een sterk wachtwoord.   

Maak je account aan via: {WerknemerToegangLink}

Je kunt bovenstaande toegangslink raadplegen tot {WerknemerLinkGeldigTm}. Daarna komt de link te vervallen. Ben je te laat en is de toegangslink reeds vervallen? Neem dan contact op met je werkgever.

Heb je vragen bij het aanmaken van je account of de eerste keer inloggen? Klik hier voor meer informatie.

Hartelijke groet,

{WerkgeverNaam} 

 

Verklaring placeholders

{WerkgeverNaam} = naam van de werkgever

{WerknemerToegangLink} = Link waarmee de werknemer zich dient te registreren voor Werknemerloket

{WerknemerLinkGeldigTm} = De datum inclusief tijdstip tot wanneer de werknemer de tijd heeft om zich te registeren.

WNL toegang blokkeren:

Onderwerp: Je toegang tot het Werknemerloket is geblokkeerd

Beste medewerker,

Voorheen had jij toegang tot het Werknemerloket om al je loonstroken en jaaropgaven digitaal in te zien. Je toegang tot het Werknemerloket voor {WerkgeverNaam} is vanaf nu geblokkeerd.

Mocht je vragen hierover hebben, kun je het beste contact opnemen met de contactpersoon van dit bedrijf.

Hartelijke groet,

{WerkgeverNaam}

 

Verklaring placeholders

{WerkgeverNaam} = naam van de werkgever

 

WNL aankondiging blokkeren gebruiker

Onderwerp: Je toegang tot Werknemerloket gaat geblokkeerd worden

Je toegang tot het Werknemerloket voor zal eindigen op {DatumBlokkerenWerknemerloket}. Zie hieronder de details:

Werkgever: {WerkgeverNaam}

Werknemer: {WerknemerNaam}

Datum uit dienst: {DatumUitDienst}

Na deze datum heb je GEEN toegang meer tot je Werknemerloket. Zorg er dus voor dat je voor deze datum je (salaris-)documenten hebt overgezet indien je deze wil bewaren.

 

Verklaring placeholders

{DatumBlokkerenWerknemerloket} = Datum waarop Werknemerloket wordt geblokkeerd

{WerkgeverNaam} = naam van de werkgever

{WerknemerNaam}= naam van de werknemer

{DatumUitDienst} = de uit dienst datum

 

WNL toegang deblokkeren:

Onderwerp: Je toegang tot het Werknemerloket is hersteld

Beste medewerker,

Je toegang tot het Werknemerloket voor {WerkgeverNaam} is hersteld. De blokkering is bij deze opgeheven. Vanaf nu heb je weer toegang tot al je gegevens van {WerkgeverNaam} in het Werknemerloket.

Log hier in met je bestaande gebruikersnaam en wachtwoord.

Hartelijke groet,

{WerkgeverNaam}

 

Verklaring placeholders

{WerkgeverNaam} = naam van de werkgever

 

WNL wachtwoord herstellen:

Onderwerp: Nieuw wachtwoord instellen Werknemerloket

Beste medewerker,

Je kunt eenvoudig en snel een nieuw wachtwoord instellen voor het Werknemerloket. Klik op onderstaande persoonlijke link en wijzig direct je wachtwoord. Denk hierbij aan de veiligheid: kies een sterk wachtwoord!

{WerknemerToegangLink}

Je kunt bovenstaande toegangslink raadplegen tot {WerknemerLinkGeldigTm}.
Daarna komt de link te vervallen.

Ben je te laat en is de toegangslink reeds vervallen? Of heb jij niet zelf een nieuw wachtwoord aangevraagd? Neem dan contact op met jouw contactpersoon.

Hartelijke groet,

{WerkgeverNaam}

 

Verklaring placeholders

{WerknemerToegangLink} = link om toegang te krijgen tot het Werknemerloket.

{WerknemerLinkGeldigTm} = geldigheid van de toegangslink

 

WNL wachtwoord succesvol gewijzigd:

Onderwerp: Wachtwoord Werknemerloket succesvol gewijzigd

Beste medewerker,

Je wachtwoord voor het Werknemerloket is succesvol gewijzigd.
Met jouw unieke gebruikersnaam en nieuwe wachtwoord kun je hier inloggen om toegang te krijgen tot al je gegevens in het Werknemerloket.

Hartelijke groet,

{WerkgeverNaam}

 

Verklaring placeholders

{WerkgeverNaam} = naam van de werkgever

WNL gebruikersnaam wijzigen / opnieuw opvragen / opnieuw versturen:

Onderwerp: Je gebruikersnaam van Werknemerloket

Beste medewerker,

Je gebruikersnaam voor het Werknemerloket is: {WerknemerGebruikersnaam}
Je wachtwoord is onveranderd.

Met je gebruikersnaam en je bestaande wachtwoord kun je hier inloggen om toegang te krijgen tot al je gegevens in het Werknemerloket.

Mocht je jouw wachtwoord vergeten zijn en een nieuw wachtwoord willen aanmaken, klik dan op  'Wachtwoord vergeten?' op de inlogpagina van het Werknemerloket.

Hartelijke groet,

{WerkgeverNaam}

 

Verklaring placeholders

{WerknemerGebruikersnaam} = Gebruikersnaam van de werknemer

 {WerkgeverNaam} = naam van de werkgever

Jaaropgave beschikbaar in ESS:

Onderwerp: Er staat een nieuwe jaaropgave voor je klaar

Beste medewerker,

Jouw jaaropgave {2} staat voor je klaar in het Werknemerloket. Ga naar https://werknemer.loket.nl en log in met jouw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord om de jaaropgave te downloaden. Je hebt dit document mogelijk nodig tijdens het indienen van de aangifte inkomstenbelasting.

Wil je meer weten over wat er nu eigenlijk op je jaaropgave staat? Klik dan hier voor een handige uitleg.

Hartelijke groet,

{1}

 

Verklaring cijfers

{1} = Naam Werkgever

{2} = Jaartal

 

Verlofopname aanvraag:

Onderwerp: Er is een nieuwe verlofaanvraag ingediend door medewerker {WerknemerNaam}

Beste verlofbehandelaar,

Er is een nieuwe verlofaanvraag ingediend door {WerknemerNaam} van {WerkgeverNaam}. De details van deze aanvraag vind je hieronder:

Ingangsdatum verlof:            {Ingangsdatum} 

Einddatum verlof:                  {Einddatum}

Verlofsoort:                             {Verlofsoort} 

Aantal uren/dagen:                {AantalEenheden}

Beschikbaar saldo:                {BeschikbaarSaldo}

Eventuele opmerking bij deze aanvraag:
{Opmerking} 

Log hier in zodat je de verlofaanvraag kunt goedkeuren of weigeren. Wanneer je de verlofaanvraag weigert, kun je altijd een opmerking toevoegen zodat je medewerker weet waarom er geen verlof opgenomen kan worden.

Hartelijke groet,

{WerkgeverNaam}

 
Verklaring placeholders

{WerkgeverNaam} = Naam van de Werkgever

{WerknemerNaam} = Naam van de Aanvrager

{Ingangsdatum} = Ingangsdatum verlofaanvraag: dd-mm-eejj

{Einddatum}= Einddatum verlofaanvraag: dd-mm-eejj

{Verlofsoort} = soort verlof

{AantalEenheden} = Aantal eenheden verlofaanvraag

{Opmerking} = Opmerkingen aanvrager

 

Verlofopbouw aanvraag:

Onderwerp: Er is een opbouw verlofaanvraag ingediend door medewerker {WerknemerNaam}

Beste verlofbehandelaar,

Er is een nieuwe verlofaanvraag (opbouw) ingediend door {WerknemerNaam} van {WerkgeverNaam}.De details van deze aanvraag vind je hieronder:

Ingangsdatum:          {Ingangsdatum} 

Einddatum:                 {Einddatum}

Verlofsoort:                 {Verlofsoort} 

Aantal uren/dagen     {AantalEenheden}

Eventuele opmerking bij deze aanvraag:
{Opmerking} 

Log hier in zodat je de verlofaanvraag kunt goedkeuren of weigeren. Wanneer je de verlofaanvraag weigert, kun je altijd een opmerking toevoegen zodat je medewerker weet waarom er geen verlof opgebouwd mag worden.

Hartelijke groet,

{WerkgeverNaam}

 

Verklaring placeholders

{WerkgeverNaam} = Naam van de Werkgever

{WerknemerNaam} = Naam van de Aanvrager

{Ingangsdatum} = Ingangsdatum verlofaanvraag: dd-mm-eejj

{Einddatum}= Einddatum verlofaanvraag: dd-mm-eejj

{Verlofsoort} = soort verlof

{AantalEenheden} = Aantal eenheden verlofaanvraag

{Opmerking} = Opmerkingen aanvrager

 

Verlofaanvraag behandeld:

Onderwerp: Jouw verlofaanvraag is behandeld

Beste medewerker,

Jouw verlofaanvraag is zojuist behandeld door {2}.
Het gaat hier om de volgende aanvraag:

 

Loket.nl zal de volgende gegevens automatisch genereren:

Ingangsdatum: dd-mm-eejj

Einddatum: dd-mm-eejj

Verlofsoort:

Status:

Aantal eenheden:

Opmerkingen behandelaar:

 

Verklaring cijfers

{1} = Naam Werkgever

{2} = Naam Behandelaar 

Afzender e-mailbericht

Op het tabblad Werkgever -> Beheer -> Emailteksten kan per soort bericht een e-mailadres van de afzender worden ingegeven. 

LET OP: Bij een afwijkend afzendmailadres moet Loket.nl toestemming hebben om mails te versturen vanuit dat mailadres. Als dit niet ingesteld is, kan het zijn dat de mail niet aankomt of als onveilig bestempeld wordt. Om dit te voorkomen moet in de mailserver van je organisatie hiervoor toestemming gegeven worden middels een zogenaamd SPF-Record. Neem hiervoor contact op met diegene die bij jullie de mail beheert en laat de informatie zien uit deze link.

Loket.nl zal een controle uitvoeren of de testmail van een bestaand domein komt. Indien het domein "....@voorbeeld.nl" niet bestaat zal er geen testmail verstuurd worden.

 

Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.